Hjemmel og kilde
Bokføringsloven § 7 om bokføring og sporbarhet, og bokføringsforskriften § 5-14 om timedokumentasjon som datagrunnlag.
De åtte tallene som holder
Omsetning mot budsjett, dekningsgrad, fakturagrad, antall fakturerte timer, ordrereserve i timer, utestående fordringer med aldersfordeling, likviditet ved månedsslutt, og antall åpne avvik eller reklamasjoner. Åtte tall på én side. Flere gir ikke bedre beslutninger, bare lengre møter, og en rapport som er for lang blir ikke lest av dem som skulle bruke den.
- Omsetning mot budsjett
- Dekningsgrad
- Fakturagrad og antall fakturerte timer
- Ordrereserve i timer
- Utestående med aldersfordeling
- Likviditet og kommende utbetalinger
- Åpne avvik og reklamasjoner
Fast dag, fast format
Sett en dato, for eksempel den tiende, og hold den. Bruk samme oppsett hver gang, med forrige måned og samme måned i fjor ved siden av. Da ser du utvikling uten å regne. Endrer du format hver gang, bruker alle tiden på å forstå rapporten i stedet for på å diskutere den. Rapporten skal være kjedelig i formen og interessant i innholdet.
Skriv tre setninger til tallene
Hva skjedde, hvorfor, og hva gjør vi. Tall uten tolkning blir lest av ingen. Falt fakturagraden fordi to montører var på kurs, er det en forklaring. Falt den fordi ordrereserven er tom, er det en handling. De tre setningene er det som gjør rapporten til et styringsverktøy i stedet for en oppdatering, og de tar fem minutter å skrive for den som allerede kjenner tallene.
Bruk rapporten til å beslutte noe
Avslutt hver gjennomgang med minst én beslutning: purre en bestemt kunde, sette inn salgsinnsats, stoppe et innkjøp, eller ta en samtale om en jobb som sprekker. En rapport uten beslutninger blir raskt en rutine ingen prioriterer. Én konkret handling i måneden som følge av tallene, er mer verdt enn en avansert rapport som bare arkiveres.
Vanlige spørsmål
Hvem bør lage rapporten?
Den som har tilgang til tallene og kjenner driften, ofte daglig leder selv i en liten bedrift. Regnskapsføreren kan levere regnskapstallene, men fakturagrad og ordrereserve finnes bare hos dere, og de er de mest handlingsrettede tallene.
Bør rapporten deles med de ansatte?
Del de delene som er relevante og påvirkbare, som fakturagrad og ordrereserve. Åpenhet om at det går bra eller dårlig skaper forståelse for beslutninger, mens full innsikt i lønnskostnader sjelden er nyttig å dele bredt.
Les videre
- Resultatregnskapet: slik leser du det som driver av en bedrift — Flere av tallene i rapporten hentes rett ut av regnskapet.
- Budsjett for året: slik bygger du det nedenfra — Rapporten måler mot budsjettet og gjør det til et levende verktøy.
- Lager i bil: slik setter du opp et som faktisk stemmer — Sortiment, påfylling og registrering som gjør at bilagslageret stemmer.
- Dokumentmaler: slik lager du et sett som faktisk brukes — Hvilke maler du trenger, hva de må inneholde, og hvordan de holdes i én versjon.
- Styret i aksjeselskapet: fra formalitet til noe som faktisk hjelper — Minst ett medlem er kravet. Én person utenfra er det som gjør styret til noe mer enn en formalitet.
- Eier som slutter som montør: overgangen fra verktøy til ledelse — Den vanskeligste endringen i en håndverksbedrift, og nesten alltid nødvendig rundt seks ansatte.
- Dele bedriften i avdelinger: service og prosjekt hver for seg — Start delingen i regnskapet. Organisasjonskartet kommer først når tallene viser hvorfor.
- Ordrereserve som holder gjennom vinteren: måling og påfylling — Solgt, ikke utført arbeid målt i uker. Det viktigste enkelttallet en elektrikerbedrift har.
- Velge regnskapsfører: spørsmålene som avgjør om det blir bra — Pris er det enkleste å sammenligne og det minst avgjørende. Se på tallene du får og når.