Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften kapittel 8 om prosjektregnskap, regnskapsloven om inntektsføring av tjenester under utførelse, og avtalerettens regler om når et tilbud er bindende akseptert.
Mål den riktig
Tell bare arbeid som er solgt: signert avtale eller skriftlig akseptert tilbud. Tilbud som er sendt, hører ikke med, uansett hvor sikker du er. Regn deretter om beløpet til timer med utgangspunkt i kalkylen, og del på bemanningen. Da får du ordrereserven i uker, og det er det tallet som betyr noe.
Skill mellom arbeid som er tidfestet og arbeid som er solgt uten dato. En rammeavtale uten avrop er ikke ordrereserve, den er en mulighet. Blander du de to, ser reserven bedre ut enn den er, og det er nettopp i januar den forskjellen viser seg.
- Bare skriftlig akseptert arbeid teller
- Regn om til timer, del på bemanningen
- Skill tidfestet arbeid fra avtaler uten avrop
- Mål samme dag hver måned
Sesongen i elektrofaget
Nybygg og prosjekt faller typisk i vinterhalvåret hvis grunnarbeidene stopper, og privatmarkedet er stille i januar og februar etter jul. Samtidig er dette perioden med lave temperaturer, mye belastning på anlegg og flere feil.
Det gir en tydelig strategi: bygg opp servicearbeid, kontroll og vedlikehold som fyller vinteren, og legg prosjektarbeidet der det uansett kommer. En bedrift som lever av nybygg alene, har en sesong den ikke kan styre. En bedrift med en portefølje av serviceavtaler har et gulv under seg.
Hva som fyller hullene
Serviceavtaler med næringsbygg og borettslag gir planlagt arbeid som kan legges der det er ledig kapasitet. Eltilstandskontroller og termografering passer godt i vinterhalvåret. Ettersyn og vedlikehold hos eksisterende kunder er den enkleste inngangen, fordi du allerede kjenner anlegget.
Det mest oversette er egne kunder du ikke har snakket med. Gå gjennom kundelista og finn dem du ikke har fakturert på atten måneder. En telefon med et konkret forslag om gjennomgang av anlegget er den billigste salgsaktiviteten som finnes, og den er som regel også den mest effektive.
Salg må skje før du trenger det
Et tilbud som sendes i november, blir sjelden til arbeid i desember. Ledetiden fra første kontakt til arbeid i gang er ofte to til tre måneder på næringsoppdrag, og lenger på prosjekt.
Det betyr at januar avgjøres i oktober. Sett derfor et fast punkt i årshjulet: hver høst gjennomgår dere ordrereserven for første kvartal, og setter i gang salgsaktivitet hvis den er under det dere trenger. Å oppdage hullet i desember gir deg ingen tid til å gjøre noe med det.
Hva du gjør når reserven likevel tømmes
Rekkefølgen er alltid den samme: reduser innleie og overtid, ta unna interne oppgaver som lager, verksted og dokumentasjon som har blitt liggende, og øk salgsaktiviteten kraftig. Vurder deretter ferieavvikling, og først til slutt permittering.
Bruk samtidig ledig tid på det som gir framtidig arbeid: kontakt eksisterende kunder, gjør ferdig etterkalkyler som forbedrer neste kalkyle, og rydd i dokumentasjonen. Ledig kapasitet er dyrt uansett, men den er mindre dyr hvis den brukes på noe som gir avkastning senere.
Vanlige spørsmål
Hvor stor bør ordrereserven være?
Nok til å dekke ledetiden fra salg til oppstart, med margin. Er ledetiden to måneder, er en reserve på under to måneder et varsel om at det blir hull, uansett hvor travelt det er akkurat nå.
Teller rammeavtaler som ordrereserve?
Bare de delene som er avropt eller har avtalt volum med dato. En rammeavtale uten avrop er en rett til å bli spurt, ikke solgt arbeid.
Bør vi ta jobber med dårlig margin for å fylle vinteren?
En jobb som dekker mer enn de variable kostnadene, bidrar til å dekke faste kostnader du har uansett. Men gjentar det seg, har du et prisproblem og ikke et sesongproblem.
Hvor ofte bør vi måle?
Månedlig, samme dag hver måned, og som fast punkt i rapporteringen. Måler du bare når det føles utrygt, mister du evnen til å se en trend før den blir et problem.
Les videre
- Likviditet i lavsesong: slik kommer du gjennom de rolige månedene — Tiltakene når reserven tømmes og likviditeten strammer seg.
- Serviceavtaler: slik bygger du en portefølje med fast inntekt — Serviceporteføljen er det som gir et gulv gjennom vinteren.
- Ubesvart tilbud: slik følger du opp uten å mase — Ubesvarte tilbud er den nærmeste kilden til ny ordrereserve.
- Nøkkeltall hver måned: slik lager du rapporten på én side — Ordrereserven hører hjemme i den faste månedsrapporten.
- Nedbemanning i en håndverksbedrift: grunnlaget, utvelgelsen og fristene — Grunnlaget holder som regel. Det er utvelgelsen og dokumentasjonen som velter sakene.
- Avslutte permitteringen: varsel, lønnsplikt og oppstart som fungerer — Varsel med rimelig frist, planlagt oppstart, og en gjennomgang av det som endret seg.