Hjemmel og kilde
Bokføringsloven § 5 om spesifikasjoner, bokføringsforskriften kapittel 8 om prosjektregnskap for bygg- og anleggsvirksomhet, og regnskapsloven om oppstilling av resultatregnskapet.
Hvorfor de to virksomhetene er forskjellige
Servicearbeid har mange små oppdrag, kort ledetid, høy andel reise, og lønnsomhet som avgjøres av responstid og av at småjobber prises riktig. Prosjektarbeid har få store oppdrag, lang ledetid, kalkylerisiko og lønnsomhet som avgjøres av kalkyle og endringshåndtering.
De krever ulik styring, ulike måltall og ofte ulike folk. En montør som er god på feilsøking hos en kunde med produksjonsstans, er ikke nødvendigvis den beste på å legge tre hundre kurser effektivt i et nybygg. Å behandle dem som én virksomhet gir en gjennomsnittsstyring som passer ingen av delene.
Del i regnskapet først
Innfør avdelingsdimensjon i regnskapet og på alle bilag, timer og materielluttak. Da får du dekningsbidrag per avdeling uten å endre noe organisatorisk, og du kan se hva som faktisk skjer over et år.
Mange oppdager da at servicearbeidet, som føltes som småpirk, står for det meste av dekningsbidraget, mens prosjektene binder likviditeten og gir margin på papiret som forsvinner i sluttoppgjøret. Andre oppdager det motsatte. Poenget er at du ikke kan vite det uten å dele tallene.
- Avdeling på alle timer, materiell og bilag
- Dekningsbidrag per avdeling, ikke bare omsetning
- Følg tallene i minst tolv måneder før du endrer noe
Fordeling av felleskostnader
Administrasjon, lokaler, systemer, forsikring og ledelse må fordeles for at avdelingsresultatene skal bety noe. Velg en fordelingsnøkkel som er enkel og forklarbar: antall montører, antall timer eller omsetning.
Det viktigste er ikke at nøkkelen er perfekt, men at den er den samme fra år til år og at alle forstår den. En fordeling som endres hvert kvartal, gir tall ingen stoler på. Og en avdeling som bare måles på dekningsbidrag uten andel av felleskostnadene, ser mer lønnsom ut enn den er.
Når organisatorisk deling er riktig
Del organisatorisk når tallene viser at de to virksomhetene styres ulikt, når bemanningen er stor nok til at hver avdeling kan stå alene, og når du har en person som kan lede den ene mens du eller en annen leder den andre.
Under rundt ti montører er organisatorisk deling som regel for tidlig. Da mister du fleksibiliteten til å flytte folk dit det trengs, og du får to små enheter som begge er sårbare for fravær. Del tallene, behold én organisasjon, og vent med resten.
Fellene i avdelingsstyring
Den første er internprising: når serviceavdelingen låner en montør til et prosjekt, må timen prises internt, ellers blir tallene meningsløse. Bruk selvkost per montørtime som internpris, og hold den fast gjennom året.
Den andre er at avdelingene begynner å konkurrere om folk og utstyr i stedet for å samarbeide. Det motvirkes med et felles ukemøte og med at bonus eller måltall belønner totalen og ikke bare egen avdeling. Den tredje er at felleskostnadene vokser ubemerket fordi ingen avdeling eier dem. Legg dem på eieren eller daglig leder, og se på dem hvert kvartal.
Vanlige spørsmål
Trenger vi egne selskaper for avdelingene?
Sjelden. Avdelingsdimensjon i regnskapet gir samme informasjon uten kostnadene og kompleksiteten ved flere selskaper. Egne selskaper kan være aktuelt av andre grunner, som risikoavgrensning eller eierskap.
Hvordan fordeler vi eierens egen tid?
Enten som en felleskostnad fordelt etter nøkkel, eller ved at eieren fører timer på avdeling. Det siste gir bedre informasjon, men krever at eieren faktisk fører timer.
Kan en montør jobbe i begge avdelinger?
Ja, og det er vanlig i mindre bedrifter. Da må timene føres på riktig avdeling og internprisen være avtalt, ellers havner kostnaden ett sted og inntekten et annet.
Les videre
- Prosjektregnskap: slik fører du det og bruker det til styring — Prosjektavdelingen krever prosjektregnskap med egne krav.
- Nøkkeltall hver måned: slik lager du rapporten på én side — Avdelingstall må rapporteres jevnlig for å styre etter.
- Selvkost per montørtime: slik regner du hele kostnaden — Selvkost per time er internprisen mellom avdelingene.
- Serviceavtaler: slik bygger du en portefølje med fast inntekt — Serviceavdelingens inntektsgrunnlag bygges på avtaleporteføljen.
- Kontoplan for elektrikerbedriften: bygget for å styre etter — Noen få valg ved oppstart avgjør om regnskapet blir rapportering eller styringsinformasjon.