Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-14 om dokumentasjon av medgått tid, som gir det historiske grunnlaget budsjettet må bygge på.
Start med kapasiteten
Antall montører ganget med tilgjengelige timer i året, minus ferie, helligdager, forventet sykefravær og kurs, gir brutto kapasitet. Gang med en realistisk fakturerbar andel basert på hva dere faktisk har oppnådd, ikke på hva dere håper. Gang med timeprisen, og du har arbeidsinntekten. Legg til materiellomsetning med forventet dekningsgrad. Nå har du en omsetning som er en konsekvens av noe, ikke et ønske.
Kostnadene deles i tre
Direkte lønnskostnader med sosiale kostnader, direkte prosjektkostnader som materiell og underentreprise, og faste kostnader som lokaler, biler, forsikringer, systemer og administrasjon. De faste kostnadene er de eneste du kan planlegge presist, og de er også de som må dekkes uansett hvordan året går. Sett dem opp per måned, ikke som en årssum, så ser du hva som må inn hver måned bare for å stå stille.
Periodiser realistisk
Elektrikerbedrifter har sesong. Januar og februar er ofte rolige, juli er kort, og november og desember er travle. Fordel omsetningen etter et mønster som ligner på fjoråret framfor å dele på tolv. Legg feriepenger, mva-terminer og terminskatt inn i riktige måneder. Da fungerer budsjettet også som en likviditetsplan, og de to trenger ikke å være to separate dokumenter.
- Kapasitet per måned justert for ferie og helligdager
- Omsetning fordelt etter sesongmønster
- Faste kostnader per måned
- Feriepenger, mva og skatt i riktig måned
- Investeringer og planlagte innkjøp
Følg opp månedlig, juster kvartalsvis
Et budsjett uten oppfølging er en fil på en server. Sammenlign faktisk mot budsjett hver måned på tre linjer: omsetning, dekningsbidrag og fakturerbar andel. Avvik i fakturerbar andel er den tidligste indikatoren på at noe er galt, fordi den slår inn før den vises i omsetningen. Juster budsjettet kvartalsvis når forutsetningene endrer seg, framfor å styre etter tall som ble feil i februar.
Vanlige spørsmål
Hvor detaljert bør budsjettet være?
Detaljert nok til at du kan se hvilken forutsetning som sviktet når avviket kommer. Omsetning per måned, dekningsgrad, lønnskostnader og de største faste postene holder for de fleste. Femti linjer gir sjelden bedre styring enn femten.
Bør montørene kjenne budsjettet?
De bør kjenne de tallene de kan påvirke: fakturerbare timer, dekningsbidrag på egne jobber og materiellsvinn. Hele resultatregnskapet er sjelden nyttig å dele, men et mål ingen forstår, styrer heller ingen atferd.
Les videre
- Fakturagrad: slik måler du den og hva den betyr i kroner — Fakturerbar andel er den viktigste forutsetningen i budsjettet.
- Nøkkeltall hver måned: slik lager du rapporten på én side — Budsjettet er verdiløst uten en fast månedlig oppfølging.
- Timepris bygget nedenfra: lønn, faste kostnader, fortjeneste — Lønnskostnad pluss faste kostnader pluss fortjeneste, delt på fakturerbare timer.
- Internkontroll fra null: slik bygger du et system som brukes — De åtte kravene, hvilke som må være skriftlige, og rekkefølgen som virker.
- Budsjettavvik: to formler som gjør tallet brukbart — Mengdeavvik = mengdedifferansen × budsjettpris. Prisavvik = prisdifferansen × faktisk mengde.
- Likviditetsbudsjett for elektrikerbedriften: tolv måneder fram i tid — Resultatet sier om du tjener penger. Likviditeten sier om du har dem. De to er ikke det samme.