Hjemmel og kilde
Dokumentasjonsplikten i forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (fel) og bokføringsloven § 13 om oppbevaring av bilagsdokumentasjon.
Når kopien finnes
Send den. Det er ikke et nytt oppdrag, og det er ikke noe å diskutere med kunden om betaling for. Kostnaden er to minutter, og gevinsten er en kunde som husker at dere ordnet opp raskt i en stresset situasjon.
Send den i samme form som opprinnelig, med opprinnelig dato, og skriv i e-posten at det er en kopi av dokumentet som ble utstedt den datoen. Ikke lag et nytt dokument med dagens dato for et gammelt arbeid — det skaper mer forvirring enn det løser.
Når kopien ikke finnes
Da er det fristende å hjelpe kunden ved å skrive noe. Vær forsiktig: dere kan bekrefte det dere har belegg for i egne systemer — at dere utførte et oppdrag på adressen på en dato, hva som ble fakturert, og eventuelt hvilket materiell som ble brukt.
Dere kan ikke bekrefte at arbeidet ble verifisert hvis dere ikke har protokollen, og dere kan ikke utstede en erklæring i dag for et arbeid som ble gjort for ti år siden. Det ærlige svaret, skriftlig, er ofte alt kunden trenger for å komme videre med megler eller forsikringsselskap.
- Bekreft hva dere kan dokumentere fra egne systemer.
- Skriv datoen dokumentet lages, ikke datoen arbeidet ble utført.
- Tilby kontroll av anlegget slik det står i dag som alternativ.
Lærdommen tilbake til egen bedrift
Hver slik henvendelse er en test på arkivet deres. Klarer dere å finne dokumentasjon fra en adresse for fem år siden på under fem minutter, har dere et system som virker. Må noen lete i gamle mapper og e-poster, har dere funnet et forbedringspunkt.
Det er også et argument for å lagre dokumentasjonen knyttet til anlegg og adresse, ikke bare til jobbnummer. Kunder husker adresser og omtrentlige årstall, aldri jobbnumre.
Vanlige spørsmål
Kan vi ta betalt for å finne fram gammel dokumentasjon?
For en kopi bør dere ikke det. Krever kunden en omfattende gjennomgang av flere års arbeider, er det et oppdrag som kan prises som annen tidsbruk.
Hva om det var en tidligere ansatt som gjorde jobben?
Dokumentasjonen tilhører virksomheten, ikke personen. Finnes den i systemet, sender dere den. Ligger den bare i en tidligere ansatts private filer, har dere et arkivproblem å rydde i.
Les videre
- Kan kunden kreve samsvarserklæring i ettertid? — Rettigheten kunden faktisk har når papiret er borte.
- Oppbevaring av samsvarserklæring: hvor lenge? — Hvor lenge kopien deres bør finnes for slike tilfeller.
- Hvem eier dokumentasjonen — kunden eller vi? — Anleggsdokumentasjonen tilhører eier. Dere plikter å levere, og beholder kopi.
- Hva gjør jeg når kunden nekter å betale? — Skill mellom glemt, uenig og betalingsudyktig — bare den ene av dem hører til inkasso.
- Digital levering av dokumentasjon: hva må til? — Ja — hvis kunden får den, kan åpne den senere, og den følger med ved eierskifte.