Hjemmel og kilde
Dokumentasjonskravet i forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (fel), som stiller krav til tilgjengelighet, ikke til format.
Mottak er noe annet enn tilgjengeliggjøring
En fil som ligger i systemet deres, er ikke levert. Kunden må ha fått den, og helst i en form kunden eier: en PDF på e-post, en nedlastet fil, eller en varig lenke som virker uten pålogging.
Dette er den vanligste svakheten ved digital levering. Bedriften mener dokumentasjonen er levert fordi den finnes i kundeportalen, mens kunden aldri har logget inn og ikke vet at den er der. Ved en tvist er det kundens opplevelse som blir lagt til grunn, og en sendt e-post er lettere å vise til enn en portal ingen har åpnet.
Formatet må overleve teknologien
Dokumentasjon skal leses om ti og tjue år. Da er PDF et trygt valg, mens filer som krever en bestemt app eller en levende skytjeneste er risikable.
Unngå også å låse dokumentasjonen bak en konto hos leverandøren deres. Bytter dere fagsystem, eller legger leverandøren ned, skal kundens dokumentasjon fortsatt finnes. Lever derfor filer i tillegg til eventuelle lenker, og vær ærlig i tilbudet om hva kunden faktisk får.
- Lever PDF eller tilsvarende åpne formater.
- Send filen, ikke bare en lenke inn i systemet deres.
- Ikke krev pålogging for at eier skal lese egen dokumentasjon.
Eierskifte er testen
Boligen selges, borettslaget bytter styre, næringsbygget får ny driftsleder. Da skal dokumentasjonen følge anlegget, ikke personen som fikk e-posten i 2021.
Det taler for to ting: at kunden får filer de kan legge i sine egne arkiver, og at anlegget merkes fysisk med hvor dokumentasjonen finnes. En QR-kode i sikringsskapet som peker til en varig side med anleggets dokumenter, løser dette elegant — så lenge siden er åpen for den som står foran skapet.
Vanlige spørsmål
Kan vi kreve at kunden bruker portalen vår?
Dere kan tilby den, men dokumentasjonsplikten er ikke oppfylt før kunden faktisk har fått dokumentene. Kombiner portal med utsending av filer.
Hva med kunder som ikke bruker e-post?
Da leverer dere på papir. Kravet er at eieren har dokumentasjonen tilgjengelig, og for enkelte kunder er en perm i sikringsskapet den beste løsningen.
Er en e-post nok som bevis for levering?
En e-post med vedlegg og dato er et godt utgangspunkt. Noter i jobben når og hvordan dokumentasjonen ble levert, så slipper dere å lete i innboksen om tre år.
Les videre
- Digital signatur på samsvarserklæring: er det gyldig? — Signaturkravene for det viktigste dokumentet i bunken.
- Kunden har mistet dokumentasjonen — hva gjør vi? — Situasjonen digital levering skal forhindre.
- Forskuddsfaktura: når kunden betaler før jobben gjøres — Betaling før levering. Tillatt, men med egne krav til dokumentasjon og avgift.
- Mva-termin: når avgiften skal meldes og betales — Seks terminer i året. Avgiften følger fakturadato, ikke når kunden betaler.
- Overlevering av dokumentasjon til kunden: hva skal med? — Erklæring, kontrollresultat, oppdatert kursfortegnelse og FDV for montert utstyr.