Hjemmel og kilde
Forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (fel) § 12, foreldelsesloven §§ 2 og 9, og bokføringsloven § 13 om oppbevaring av dokumentasjon.
Hos eier: dokumentasjonen følger anlegget
Dokumentasjonen er en del av anlegget på samme måte som sikringsskapet. Den skal være tilgjengelig for den som eier og bruker anlegget, og den skal oppdateres når anlegget endres. Selges boligen, følger dokumentasjonen med til ny eier.
Det finnes ingen sluttdato her. En erklæring fra 2004 er fortsatt den eneste dokumentasjonen på hva som ble gjort i 2004, og den blir mer verdt med årene — ikke mindre.
Hos bedriften: tre spor som løper samtidig
Bedriften trenger kopien av tre grunner, og den lengste fristen er den som gjelder i praksis.
For det første kan dere bli møtt med et erstatningskrav. Alminnelig foreldelse er tre år fra kravet kunne gjøres gjeldende, men for skader er utgangspunktet tre år fra skadelidte fikk nødvendig kunnskap, med en absolutt yttergrense på tjue år. For det andre er dokumentet ofte bilagsdokumentasjon knyttet til en faktura, og bokføringsloven krever fem års oppbevaring. For det tredje er dokumentasjonen bevis i tilsynssaker.
- Bokføring: fem år etter regnskapsårets slutt.
- Erstatning: tre år fra kunnskap, absolutt grense tjue år.
- Praktisk anbefaling: behold erklæringene permanent — de veier ingenting digitalt.
Hvorfor kopien hos dere er verdt mer enn plassen den tar
Når det brenner eller når noen får støt, er det ikke bedriftens hukommelse som avgjør skyldspørsmålet. Det er papiret. En bedrift som kan legge fram erklæringen, risikovurderingen og måleprotokollen fra jobben, står i en helt annen situasjon enn en som må si at det ble ryddet ved siste kontorflytting.
Digitalt lagret dokumentasjon koster tilnærmet ingenting å beholde. Den eneste reelle kostnaden er å ha et system der dokumentet kan finnes igjen på anleggsadresse og dato — ikke på hvem som husker hvilken perm.
Vanlige spørsmål
Kan vi slette erklæringen når kunden har fått den?
Nei, det bør dere ikke. Kunden mister papirer, og et krav mot bedriften kan komme mange år senere. Da er kopien hos dere det eneste beviset på hva som faktisk ble utført og verifisert.
Er personvernreglene til hinder for å beholde dokumentene?
Nei, ikke når dere har et lovlig behov. Dokumentasjonen inneholder normalt kundens navn og adresse, og behandlingsgrunnlaget er kravene i forskriften og bedriftens behov for å forsvare seg mot krav.
Hva om vi bytter fagsystem?
Da må dokumentene eksporteres, ikke etterlates. Et systembytte er den vanligste måten dokumentasjon forsvinner på — avtal eksportformat og kontroller stikkprøver før det gamle systemet stenges.
Les videre
- Kursfortegnelse og oppbevaring: hvor lenge? — Samme spørsmål for det andre sentrale anleggsdokumentet.
- Hvor lenge er jeg ansvarlig for jobben jeg har gjort? — Ansvarsfristene som styrer hvor lenge dokumentasjonen trengs.
- Oppbevare måleprotokoll: hvor lenge gjelder det? — Følger anlegget hos eier. Hos dere styres tiden av ansvars- og bokføringsfrister.
- Hvem betaler utbedring av avvik fra tilsyn? — Eier betaler for anlegget. Dere betaler for avvik i eget arbeid — det er en mangel.
- Kunden har mistet dokumentasjonen — hva gjør vi? — Send kopien hvis dere har den. Har dere den ikke, bekreft bare det dere kan belegge.