Hjemmel og kilde
Arbeidsmiljøloven § 9-1 om vilkår for kontrolltiltak og § 9-2 om drøfting og informasjon; personvernforordningen artikkel 5 og 6 om formålsbegrensning og behandlingsgrunnlag.
Vilkårene i arbeidsmiljøloven
Arbeidsmiljøloven § 9-1 tillater kontrolltiltak når tiltaket har saklig grunn i virksomhetens forhold og ikke innebærer en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren. Flåtestyring for å sende nærmeste montør til en hastejobb er en saklig grunn. Å følge med på om noen tar for lange pauser, er som regel ikke.
Etter § 9-2 skal tiltaket drøftes med tillitsvalgte så tidlig som mulig, de ansatte skal informeres om formålet, praktiske konsekvenser og varighet, og tiltaket skal evalueres jevnlig. Drøftingen er en prosessplikt: den skal skje før tiltaket innføres, ikke etterpå som en orientering.
Behandlingsgrunnlag og formålsbegrensning
Posisjonsdata om en identifiserbar ansatt er personopplysninger. Behandlingsgrunnlaget er normalt berettiget interesse, ikke samtykke — samtykke i arbeidsforhold er sjelden gyldig fordi det ikke er frivillig når arbeidsgiver spør. Interesseavveiningen skal dokumenteres, og den bør gjøres skriftlig før tiltaket innføres.
Formålsbegrensningen er den regelen som får størst praktisk betydning. Har du innført sporing for flåtestyring, kan du ikke uten videre bruke de samme dataene til å kontrollere arbeidstiden eller til å underbygge en advarsel. Skal dataene brukes til noe nytt, må formålet vurderes på nytt og de ansatte informeres.
- Saklig grunn, dokumentert før innføring.
- Drøfting med tillitsvalgte før tiltaket starter.
- Informasjon til de ansatte om formål og konsekvenser.
- Ingen sporing utenfor arbeidstid.
- Slettefrist for posisjonsdata, satt etter formålet.
Utenfor arbeidstid og privat bruk
Sporing av ansatte utenfor arbeidstiden er ikke lovlig som kontrolltiltak. Der bilen også brukes privat, må løsningen ha en måte å slå sporingen av på, eller skille mellom yrkeskjøring og privatkjøring. Et system som logger hele døgnet uten et slikt skille, er vanskelig å forsvare.
Elektronisk kjørebok er en annen sak: den har et eget formål knyttet til skatt og dokumentasjon av yrkeskjøring, og den kan være i både arbeidsgivers og den ansattes interesse. Men den skal da innføres som det, med det formålet, og ikke som en generell sporing som senere brukes til noe annet.
Vanlige spørsmål
Kan vi bruke GPS-data til å kontrollere timelistene?
Ikke uten videre. Er sporingen innført for flåtestyring, er kontroll av arbeidstid et nytt formål som må vurderes særskilt, drøftes og informeres om før dataene brukes slik.
Må vi ha de ansattes samtykke til sporing?
Samtykke er sjelden et gyldig grunnlag i arbeidsforhold, fordi det ikke er reelt frivillig. Grunnlaget er normalt berettiget interesse, og da må vilkårene i arbeidsmiljøloven kapittel 9 være oppfylt.
Les videre
- Behandlingsprotokoll — dokumentet Datatilsynet ber om først — Sporingen er en behandlingsaktivitet som skal stå i protokollen.
- Timeregistrering — to regelverk krever timene dine, av to grunner — Timeoversikten er den lovlige veien til kontroll av arbeidstid.
- Sletting av personopplysninger — og de fristene som slår tilbake — Posisjonslogger trenger en kort og begrunnet slettefrist.
- Kan jeg spore firmabilen med GPS? — Ja, med saklig formål, drøfting og informasjon — men ikke som generell kontroll av ansatte.
- Innsyn i ansattes e-post — to lovlige grunner, og en fremgangsmåte som må følges — De to lovlige grunnlagene, varselet, retten til å være til stede og sletting ved fratreden.
- Elektronisk kjørebok — dokumentasjon mot skatten, kontrolltiltak mot de ansatte — Hva kjøreboken må vise for skatten, og hva som kreves fordi den også sporer folk.
- Personalhåndbok for en elektrikerbedrift: kort nok til å bli lest — Alt som gjelder alle hører hjemme her — men det som er avtalt individuelt, må stå i avtalen.