Hjemmel og kilde
Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale, med arbeidsmiljøloven kapittel 9 om kontrolltiltak og personvernforordningen.
De to grunnlagene
Det første grunnlaget er drift: innsyn er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser i virksomheten. Typisk når en ansatt er syk eller på ferie og en kundehenvendelse må besvares.
Det andre er kontroll: begrunnet mistanke om at den ansattes bruk av e-post utgjør et grovt brudd på pliktene i arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Terskelen er høy, og mistanken må være konkret — ikke en generell uro.
Fremgangsmåten
Den ansatte skal så langt som mulig varsles før innsynet, få en begrunnelse, og få mulighet til å uttale seg. Hun har rett til å være til stede under innsynet, og kan la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.
Kan varsel ikke gis på forhånd — for eksempel fordi det ville ødelegge formålet — skal den ansatte varsles i etterkant, med opplysning om hva som ble gjennomgått, hvilken metode som ble brukt og hva som ble funnet. Etterkantvarselet er ikke valgfritt.
- Varsle på forhånd, med begrunnelse.
- Rett til å være til stede, med bistand.
- Kunne ikke varsel gis? Da varsles det etterpå.
- Skriv ned hva som ble gjennomgått og hvorfor.
Det som ikke er lovlig
Generell overvåking av ansattes e-post er ikke tillatt. Det er heller ikke lov å gå gjennom e-postkassen for å kontrollere arbeidsinnsats, for å se om noen ser etter ny jobb, eller for å ha noe å ta med i en pågående personalkonflikt.
Privat e-post i kassen skal ikke leses. Er det tvil om en melding er privat, er hovedregelen å la den ligge. Det er også derfor virksomheten bør ha en tydelig regel om at privat bruk merkes eller holdes utenfor jobbkontoen.
Ved fratreden
Når arbeidsforholdet opphører, skal e-postkassen slettes innen rimelig tid. Det er ikke lov å beholde en tidligere ansatts e-postkasse i drift i årevis «for sikkerhets skyld».
Den praktiske løsningen er å avtale med den ansatte før fratreden hvordan innholdet håndteres: hva som overføres som virksomhetens dokumentasjon, hva som er privat og skal slettes, og når kassen stenges. Sett opp automatisk svar med hvem som overtar, i stedet for å la kassen leve videre.
Samme regler for andre lagringsområder
Forskriften gjelder ikke bare e-post. Den omfatter også annet elektronisk lagret materiale i virksomhetens systemer og på utstyr den ansatte disponerer — personlige områder på filserver, innhold på jobbtelefon og PC.
For en elektrikerbedrift er det verdt å merke seg at bilder og notater fra jobb ofte ligger på montørens telefon, blandet med privat innhold. Det gjør en gjennomgang av telefonen til et innsyn i lovens forstand, med de samme vilkårene og den samme fremgangsmåten.
Vanlige spørsmål
Kan vi lese e-posten til en montør som er sykmeldt?
Bare når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften, og etter fremgangsmåten i forskriften: varsel, begrunnelse og rett til å være til stede. Er det bare praktisk å vite hva som ligger der, er vilkåret ikke oppfylt.
Må vi varsle når vi mistenker underslag?
Hovedregelen er varsel på forhånd. Ville varselet ødelagt formålet med innsynet, kan det gis i etterkant — men da skal det gis, med opplysning om hva som ble gjennomgått og hva som ble funnet.
Kan vi beholde e-postkassen etter at noen har sluttet?
Nei, ikke som en aktiv kasse over tid. Kassen skal slettes innen rimelig tid etter fratreden. Dokumentasjon som virksomheten trenger, overføres til riktig sted før stenging.
Gjelder dette også jobbtelefonen?
Ja. Forskriften omfatter annet elektronisk lagret materiale, inkludert innhold på utstyr den ansatte disponerer. En gjennomgang av jobbtelefonen følger samme vilkår og fremgangsmåte som e-post.
Les videre
- Kameraovervåking — lov mot tyveri, ikke mot dårlig arbeidsmoral — Samme kapittel i arbeidsmiljøloven regulerer kontrolltiltak.
- GPS-sporing av ansatte — lov, men bare på klare vilkår — Sporing av bil er det andre store kontrolltiltaket i faget.
- Kan jeg lese de ansattes jobbepost? — Kort svar på det spørsmålet ledere stiller først.
- Fristforlengelse i entreprisekontrakter — Retten til mer tid når andre hindrer deg — og varselet som er hele forutsetningen.