Hjemmel og kilde
Personopplysningsloven med personvernforordningen artikkel 5 og 6, og arbeidsmiljøloven §§ 9-1 og 9-2 om kontrolltiltak i virksomheten.
To regelsett samtidig
Sporing er et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven, og det er en behandling av personopplysninger etter personvernregelverket. Begge må være oppfylt. Arbeidsmiljøloven krever saklig grunn i virksomhetens forhold og at tiltaket ikke innebærer en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren.
Personvernreglene krever et behandlingsgrunnlag, et tydelig og avgrenset formål, og at du ikke samler inn mer enn du trenger. Samtykke fra ansatte er sjelden et godt grunnlag i arbeidsforhold, fordi det ikke er reelt frivillig.
Prosessen som må følges
Arbeidsmiljøloven krever at tiltaket drøftes med tillitsvalgte, at de ansatte informeres om formål, praktiske konsekvenser og varighet, og at tiltaket evalueres jevnlig. Det er ikke et skjema — det er en samtale som skal skje før systemet slås på.
Dokumenter det: hva er formålet, hvilke data samles inn, hvor lenge lagres de, hvem har tilgang, og når ble dette drøftet. Den dokumentasjonen er både et krav og det du trenger den dagen noen stiller spørsmål.
- Definer ett avgrenset formål, og hold deg til det.
- Drøft med tillitsvalgte før innføring.
- Informer alle ansatte skriftlig.
- Bestem lagringstid og slett automatisk.
- Evaluer tiltaket etter en periode.
Formålsbegrensningen er det som knekker folk
Et system innført for å tildele nærmeste montør til en hasteoppdrag, kan ikke uten videre brukes til å kontrollere om noen tok lang lunsj. Bruker du dataene til noe annet enn formålet du oppga, er behandlingen ulovlig selv om innsamlingen var lovlig.
Dette gjelder også kontroll av timelister. Vil du bruke posisjonsdata til å etterprøve arbeidstid, er det et nytt og mer inngripende formål som må vurderes, drøftes og informeres om for seg. Å gjøre det i det stille er en av de sikreste måtene å ende hos Datatilsynet på.
Vanlige spørsmål
Kan vi spore bilen utenfor arbeidstid?
Sporing på fritiden er langt mer inngripende og krever et helt annet grunnlag. Har den ansatte bilen med hjem, bør sporingen kunne slås av utenfor arbeidstid.
Må vi ha samtykke fra montørene?
Samtykke er sjelden et egnet grunnlag i arbeidsforhold fordi det ikke er reelt frivillig. Bygg heller på en dokumentert vurdering av berettiget interesse, og følg prosessen i arbeidsmiljøloven.
Hvor lenge kan vi lagre posisjonsdataene?
Bare så lenge det er nødvendig for formålet. Er formålet oppdragsfordeling, er det snakk om kort tid. Sett automatisk sletting, så slipper du å ta stilling til det hver gang.
Les videre
- Kan jeg se hvor montøren er i arbeidstiden? — Samme teknologi, men spørsmålet om kontroll av ansatte stilles direkte.
- Må jeg føre elektronisk kjørebok? — Kjørebok og sporing forveksles, men har helt ulike formål og regler.
- GPS-sporing av ansatte — lov, men bare på klare vilkår — Vilkårene for sporing: saklig grunn, drøfting, informasjon og formålsbegrensning.
- Kameraovervåking — lov mot tyveri, ikke mot dårlig arbeidsmoral — Saklig formål, drøfting, skilting og sletting — de fire kravene som avgjør lovligheten.