Hjemmel og kilde
Skatteetatens krav til dokumentasjon av yrkeskjøring ved individuell verdsettelse av firmabil, arbeidsmiljøloven kapittel 9 om kontrolltiltak, og personvernforordningen artikkel 5 og 6.
Skattesiden: hva boken må vise
Skal bilbruken verdsettes individuelt i stedet for etter sjablong, kreves en kjørebok som er ført løpende. Den skal vise dato for hver tur, formålet, hvor turen gikk, og kilometerstand ved start og slutt, slik at yrkeskjøring og privatkjøring kan skilles.
En kjørebok som er rekonstruert i etterkant har liten verdi. Kravet om løpende føring er ikke en formalitet — det er selve grunnen til at dokumentasjonen anses troverdig. Automatisk registrering fra en elektronisk enhet oppfyller kravet om løpende føring, forutsatt at formålet med turen registreres.
Personvernsiden: et kontrolltiltak
En kjørebok som registrerer posisjon behandler personopplysninger om den ansatte. Det gjør ordningen til et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven kapittel 9, med krav om saklig grunn i virksomhetens forhold og om at tiltaket ikke innebærer en uforholdsmessig belastning.
Før innføring skal tiltaket drøftes med de tillitsvalgte, de ansatte skal informeres om formål, om hva som registreres og hvem som har tilgang, og ordningen skal evalueres jevnlig. Informasjonen skal være konkret nok til at en montør forstår hva sjefen faktisk kan se.
- Saklig formål, dokumentert.
- Drøfting med tillitsvalgte før innføring.
- Konkret informasjon til de ansatte.
- Begrenset tilgang og fastsatt lagringstid.
Formålsbegrensningen er hele poenget
Data samlet inn for ett formål kan ikke uten videre brukes til et annet. Er kjøreboken innført for å dokumentere yrkeskjøring mot skattemyndighetene, kan den ikke brukes til å kontrollere når montøren tok pause eller hvor lenge han sto hos en kunde.
Dette er den vanligste feilen, og den er som regel utilsiktet: dataene ligger der, og en leder ser dem i en sak som handler om noe annet. Det er en grunn til å begrense tilgangen teknisk, ikke bare å avtale hva den skal brukes til.
Privat bruk av servicebil
For biler som brukes privat, avgjør kjøreboken sammen med biltype hvordan fordelen beskattes. Reglene er ulike for ordinær firmabil og for varebil klasse 2, og for den siste finnes både en sjablongmetode og en individuell metode basert på faktisk kjørte kilometer.
Valget mellom metodene bør regnes på for hver enkelt bil og sjåfør. En bil med mye yrkeskjøring og lite privatbruk kommer ofte bedre ut med individuell verdsettelse, men det forutsetter at kjøreboken er ført slik at den holder.
Hjemreise og kjøring til første oppdrag
Grensen mellom yrkeskjøring og privatkjøring går ikke der folk tror. Kjøring mellom hjem og fast arbeidssted er privatkjøring, mens kjøring mellom oppdrag er yrkeskjøring. For montører uten fast oppmøtested er vurderingen mer sammensatt.
Avklar dette skriftlig i bilavtalen med hver enkelt, og la kjøreboken være innrettet slik at skillet registreres riktig fra første dag. Å rydde opp i klassifiseringen i etterkant er både arbeidskrevende og et dårlig utgangspunkt i en eventuell kontroll.
Vanlige spørsmål
Er elektronisk kjørebok påbudt?
Nei, men uten dokumentasjon på faktisk kjøring må bilfordelen fastsettes etter sjablong. Kjøreboken er altså et valg, og valget avhenger av hvilken metode som gir riktigst resultat for den enkelte bilen.
Må vi drøfte kjøreboken med de ansatte?
Ja. En kjørebok med posisjonsdata er et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven kapittel 9, og skal drøftes med tillitsvalgte og informeres om før den innføres. Skattemessig formål gjør ikke kravet mindre.
Kan vi bruke kjøreboken til å sjekke arbeidstid?
Ikke uten videre. Data samlet inn for å dokumentere yrkeskjøring kan ikke uten et eget grunnlag brukes til å kontrollere arbeidstid eller arbeidsutførelse. Skal dataene brukes til noe mer, må formålet være opplyst og vurdert på forhånd.
Les videre
- GPS-sporing av ansatte — lov, men bare på klare vilkår — Selve sporingen har sitt eget sett vilkår og drøftingskrav.
- Må jeg føre elektronisk kjørebok? — Kort svar på om boken er påbudt eller et valg.
- Hva koster firmabil i skatt for montøren? — Beskatningen er den andre halvdelen av regnestykket.
- Verneutstyr for elektrikere: hva kreves? — Ja. Arbeidsgiver skaffer, den ansatte bruker — og lysbuerisiko styrer valget.