Hjemmel og kilde
Personvernforordningen (GDPR) artikkel 5 nr. 1 bokstav e om lagringsbegrensning og artikkel 17 om rett til sletting; bokføringsloven § 13 om oppbevaringsplikt.
Hovedregelen
Personopplysninger skal lagres slik at de registrerte ikke kan identifiseres lenger enn det som er nødvendig for formålene de behandles for. Den registrerte har i tillegg rett til å kreve sletting i bestemte tilfeller, blant annet når opplysningene ikke lenger er nødvendige, når et samtykke trekkes tilbake, eller når behandlingen er ulovlig.
Retten er ikke absolutt. Artikkel 17 gjør uttrykkelig unntak der behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Det er der bokføringsloven kommer inn.
Når oppbevaringsplikten går foran
En faktura er regnskapsmateriale og skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, selv om den inneholder kundens navn og adresse. En kunde som ber om sletting, kan ikke kreve at fakturaen fjernes fra regnskapet. Det samme gjelder timelister, lønnsdokumentasjon og annet materiale du er pålagt å ta vare på.
Men det gjelder bare det som faktisk er pålagt. Markedsføringssamtykker, gamle tilbud som aldri ble til noe, bilder fra jobber, notater i kundekortet og logger fra flåtestyring er ikke regnskapsmateriale, og de skal slettes når formålet er oppfylt.
- Regnskapsmateriale: fem år, kan ikke slettes på forespørsel.
- Personalmapper: så lenge det er nødvendig og lovpålagt.
- Jobbsøknader: slettes etter avsluttet rekruttering uten samtykke til lagring.
- GPS- og posisjonslogger: kort frist, knyttet til formålet.
- Markedsføringsdata: slettes når samtykket trekkes.
Hvordan en sletterutine faktisk lages
Start med behandlingsprotokollen. For hver kategori opplysninger, skriv hvor lenge dere trenger dem og hvorfor. Der det finnes en lovpålagt frist, bruk den. Der det ikke gjør det, sett en frist dere kan begrunne, og gjennomfør den.
Det vanskelige er ikke å bestemme fristen, men å faktisk slette. Gamle systemer, e-postarkiver og delte disker gjør at data overlever alle rutiner. En rutine som ikke er teknisk gjennomførbar i systemene dere har, er en rutine som ikke finnes — og det er verre enn ingen rutine, fordi den er skrevet ned.
Vanlige spørsmål
Må vi slette en kundes opplysninger hvis han ber om det?
Du må slette det du ikke har rettslig grunnlag for å beholde. Fakturaer og annet regnskapsmateriale er unntatt fordi oppbevaringen er lovpålagt, men markedsføringsdata og frivillige notater skal fjernes.
Hvor lenge kan vi ta vare på jobbsøknader?
Bare så lenge rekrutteringen pågår, med mindre søkeren har samtykket til at søknaden beholdes for fremtidige stillinger. Da bør det settes en frist for hvor lenge samtykket gjelder.
Les videre
- Oppbevaringsplikt — hva du må ta vare på, og hvor lenge — Bokføringens femårsfrist er det som begrenser slettekravet.
- Behandlingsprotokoll — dokumentet Datatilsynet ber om først — Protokollen er utgangspunktet for å sette slettefrister per kategori.
- Jordfeilbryter — Vernet som fanger strømmen som forsvinner ut av kursen, og hvorfor den av og til slår ut grunnløst.
- Kan jeg holde tilbake betaling til feilen er rettet? — Ja, men bare et beløp som står i forhold til mangelen — og du må si fra skriftlig hvorfor.
- Databehandleravtale — hvilke leverandører den gjelder — Hvem som er databehandler, og hvilke punkter avtalen etter artikkel 28 må ha.
- GPS-sporing av ansatte — lov, men bare på klare vilkår — Vilkårene for sporing: saklig grunn, drøfting, informasjon og formålsbegrensning.
- Kan elektrikeren ta bilder hjemme hos meg? — Dokumentasjon av arbeidet: greit. Bilder av hjemmet ditt i markedsføring: krever samtykke.