Hjemmel og kilde
Kravet til å kunne dokumentere bokførte opplysninger følger av bokføringsloven § 10, og for bygge- og anleggsvirksomhet stiller bokføringsforskriften kapittel 8 krav til prosjektregnskap og til dokumentasjon av medgåtte timer.
Formelen og hva den skal brytes ned på
Avvik = kalkulert − faktisk, regnet per kostnadsart.
Det holder ikke å regne totalavviket. Et prosjekt kan gå i null totalt fordi et materiellavvik i pluss skjuler et timeavvik i minus — og da har du lært ingenting.
Bryt derfor ned på minst fire linjer: timer, materiell, underleverandør og øvrige kostnader. For timene deler du avviket i to: timeavvik ganget med timekost, og eventuelt avvik i timekosten selv.
Sammenlign alltid mot den kalkylen som lå til grunn for prisen, ikke mot et budsjett som er justert underveis. Justerte budsjetter er nyttige til styring, men de skjuler nettopp den bommen etterkalkylen skal finne.
Eksempel: fastprisjobb til 148 000 kroner
Kalkylen var 120 timer og 38 000 kroner i materiell, med en timekost på 720 kroner. Kalkulert kostnad: 120 × 720 + 38 000 = 86 400 + 38 000 = 124 400 kroner. Med en fastpris på 148 000 kroner ga det et budsjettert dekningsbidrag på 23 600 kroner, altså 15,9 prosent.
Faktisk ble det 143 timer og 41 500 kroner i materiell. Faktisk kostnad: 143 × 720 + 41 500 = 102 960 + 41 500 = 144 460 kroner.
Faktisk dekningsbidrag: 148 000 − 144 460 = 3 540 kroner, altså 2,4 prosent.
Nedbrytningen: timeavviket er 23 timer × 720 = 16 560 kroner. Materiellavviket er 3 500 kroner. Til sammen 20 060 kroner, som er nøyaktig differansen mellom budsjettert og faktisk dekningsbidrag.
Konklusjonen er entydig og handlingsbar: 83 prosent av tapet ligger i timene. Diskusjonen på neste kalkyle skal handle om hvorfor jobben tok 143 timer, ikke om materiellprisene.
Etterkalkylen er bare så god som timeføringen
Timer som føres på feil jobb ødelegger to etterkalkyler samtidig: den ene ser bedre ut enn den var, den andre verre. Det er den vanligste grunnen til at etterkalkyler mister troverdighet internt, og når de først har mistet den, slutter folk å bruke dem.
Kjøretid, henting av materiell og opprydding skal føres, og de skal føres på jobben de tilhører. En jobb der montøren kjørte fram og tilbake fire ganger fordi noe manglet, er en jobb som skal se dyr ut i etterkalkylen — det er nettopp den informasjonen neste kalkyle trenger.
Garantiarbeid og omgjøring hører til den opprinnelige jobben, ikke til en ny. Fører du garantiarbeid som en egen intern jobb, ser den opprinnelige jobben lønnsom ut, og du mister sammenhengen mellom en dårlig utført jobb og kostnaden den skapte.
Til slutt: gjør etterkalkylen mens folk fortsatt husker jobben. En etterkalkyle som gjøres et halvt år senere gir tall, men ingen forklaring — og det er forklaringen som er verdt noe.
Vanlige spørsmål
Hvilke jobber bør etterkalkuleres?
Alle fastprisjobber over en viss størrelse, og et utvalg av servicejobber for å kontrollere at timeprisen og påslaget stemmer. Regningsarbeid trenger sjeldnere etterkalkyle på inntektssiden, men timebruken er like interessant der.
Skal jeg bruke selvkost eller lønn som timekost?
Selvkost, altså lønn med sosiale kostnader og andel faste kostnader. Bruker du bare lønn, ser hver jobb bedre ut enn den er, og du kan sitte med en portefølje av jobber som alle viser positivt dekningsbidrag mens bedriften går i null.
Hvordan håndterer jeg endringer i etterkalkylen?
Godkjente endringer legges til både på inntekts- og kostnadssiden, slik at du sammenligner likt. Utført endringsarbeid som aldri ble godkjent eller fakturert er derimot et eget funn — det er som regel den enkeltposten som koster mest over et år.
Les videre
- Dekningsbidrag per jobb: formelen og et regnet eksempel — Etterkalkylen måler nettopp dekningsbidraget, med faktiske tall i stedet for kalkulerte.
- Tilbudspris med risikopåslag: regn risikoen i kroner — Avvikene du finner her er grunnlaget for risikopåslaget i neste tilbud.
- Fakturerbar grad: regn hva ett prosentpoeng er verdt — Timer som ikke havner på en jobb er de samme timene som ødelegger etterkalkylen.
- Etterkalkyle steg for steg: fant du ut hva jobben kostet — Regn ut hva oppdraget faktisk kostet, og bruk avviket til neste kalkyle.
- Materialpåslag: formelen, og forskjellen på påslag og margin — Påslag regnes av innpris, margin av utpris. Med omregningsformelen begge veier.
- Akkordgrunnlag og akkordoverskudd: regnestykket på laget — Akkordsum minus utbetalt a-konto gir overskuddet, som fordeles på lagets timer.
- Opptjent inntekt (WIP): regn verdien av arbeid i arbeid — Fullføringsgrad × kontraktssum = opptjent. Minus fakturert gir eiendel eller gjeld.
- Innkjøpsrabatt og nettopris: kjederabatter multipliseres — Nettopris = listepris × (1 − rabatt1) × (1 − rabatt2). Kjederabatter legges aldri sammen.
- Prosjektmargin underveis: regn på det som gjenstår — Margin = kontraktssum − (påløpt + estimert gjenstående). Budsjettet er ikke prognosen.
- Budsjettavvik: to formler som gjør tallet brukbart — Mengdeavvik = mengdedifferansen × budsjettpris. Prisavvik = prisdifferansen × faktisk mengde.
Slik gjør Arbeidslink det
Timer og materiell føres på jobben mens arbeidet pågår, også uten dekning, slik at etterkalkylen kan settes opp mot tilbudet uten at noen må lete i kladdebøker. Det systemet gir deg er grunnlaget og sammenligningen — vurderingen av hvorfor avviket oppsto, må fortsatt gjøres av folk som var der.