Hjemmel og kilde
Prinsippet om løpende inntektsføring etter fullføringsgrad følger god regnskapsskikk for anleggskontrakter, med grunnlag i regnskapsloven § 4-1. Kravet om at medgått tid skal dokumenteres per oppdrag følger bokføringsforskriften kapittel 5 og 8. Estimatet for gjenstående arbeid er en faglig vurdering, ikke et regnskapstall.
Formelen for prognose, ikke for historikk
Forventet sluttkostnad = påløpt kostnad + estimert gjenstående kostnad.
Forventet margin = kontraktssum − forventet sluttkostnad.
Fullføringsgrad = påløpt kostnad / forventet sluttkostnad.
Legg merke til at nevneren i fullføringsgraden er den forventede sluttkostnaden, ikke det opprinnelige budsjettet. Det er den ene forskjellen som gjør at metoden fanger opp overskridelser i stedet for å skjule dem.
Bruker du budsjettet i nevneren, vil et prosjekt som sprekker vise stigende fullføringsgrad helt til den passerer hundre prosent — og da er det for sent å gjøre noe.
To målinger som må sammenlignes
Den første er kostnadsbasert: hvor mye av forventet kost er brukt. Den er lett å hente ut, og den er alltid tilgjengelig.
Den andre er fysisk: hvor mye av arbeidet er faktisk gjort. Den må noen på anlegget si, og den er den eneste uavhengige kontrollen.
Er de to like, går prosjektet som planlagt. Spriker de, har du et signal lenge før regnskapet viser noe: har du brukt 60 prosent av pengene på 45 prosent av jobben, er kostnadene per enhet 33 prosent høyere enn kalkulert, og det gjelder sannsynligvis også resten.
Derfor er spørsmålet til den som er på anlegget ikke hvor mange timer han har brukt — det vet systemet. Spørsmålet er hvor mange han tror han trenger.
- Kostnadsbasert fremdrift kommer fra systemet
- Fysisk fremdrift må noen anslå, og det tar fem minutter
- Avviket mellom dem er varselet, ikke tallene hver for seg
Eksempel: en kontrakt på 1,2 millioner
Kontraktssum 1 200 000 kroner. Kalkulert kostnad 900 000, altså en planlagt margin på 300 000 og en dekningsgrad på 25 prosent.
Etter tre måneder er det påløpt 540 000 kroner. Mot budsjettet ser det ut som 60 prosent fullført, og med tre av fem måneder gått virker det helt greit.
Så spør du basen: hvor mye er gjort? Svaret er 45 prosent.
Forventet sluttkostnad = 540 000 / 0,45 = 1 200 000 kroner.
Forventet margin = 1 200 000 − 1 200 000 = 0. Prosjektet har mistet hele marginen, og det står ingenting om det i noe regnskap ennå.
Det er fortsatt to måneder igjen til å gjøre noe: endringsmeldinger som ikke er sendt, bemanning som kan justeres, metode som kan endres. Om to måneder er det bare et tapstall å forklare.
Når prognosen skal endres, og hvem som sier det
Prognosen skal oppdateres i en fast rytme — månedlig på lange prosjekter, hver fjortende dag på korte. Den skal ikke oppdateres bare når noen har dårlige nyheter, for da blir en oppdatering i seg selv et signal ingen vil sende.
Estimatet for gjenstående arbeid skal komme fra den som gjør arbeidet, ikke fra den som eier budsjettet. En prosjektleder som anslår restarbeid ut fra hva som er igjen i budsjettet, har laget en sirkelslutning: prognosen blir alltid lik budsjettet helt til pengene er brukt opp.
Og når prognosen viser tap, er tapet en kostnad som skal tas med en gang. En kontrakt som med sikkerhet går i minus skal ikke inntektsføres som om den går i null — hele det forventede tapet hører hjemme i den perioden det ble kjent.
Det er ubehagelig, og det er hele hensikten: et tap som er kjent er et tap noen kan gjøre noe med på neste prosjekt.
Vanlige spørsmål
Hva om jeg ikke vet hvor mye som gjenstår?
Da er det den viktigste tingen å finne ut. Bryt prosjektet ned i deler som er lette å vurdere — antall punkter, antall meter, antall tavler — og anslå per del. Et grovt anslag på delene er langt bedre enn et presist anslag på helheten, fordi feilene i delene delvis utligner hverandre.
Skal endringsarbeid regnes inn i kontraktssummen?
Bare det som er bestilt og avklart. Arbeid du har gjort i påvente av en godkjenning er en kostnad uten inntekt, og det skal synes i prognosen som nettopp det. Ellers ser prosjektet friskt ut på et krav som kanskje aldri blir betalt.
Hvorfor ser timene bedre ut enn materiellet?
Fordi materiell kommer i klumper. En stor materialleveranse tidlig i prosjektet gir høy påløpt kost uten tilsvarende fremdrift, og motsatt senere. Derfor er timene den beste fremdriftsindikatoren underveis, og materiellet noe som må vurderes for seg.
Bør montørene se prognosen?
De bør se fremdriften og timeforbruket på sin egen del. Hele prosjektets margin er en ledelsesbeslutning å dele eller ikke, men fremdriften er informasjon som gjør folk bedre til å planlegge dagen sin — og den koster ingenting å dele.
Hvor ofte er for ofte?
Blir prognosen oppdatert hver uke på et prosjekt som varer et halvt år, bruker du mer tid på å måle enn på å styre. Månedlig er nok for de fleste, med hyppigere oppdatering i innspurten eller når avviket først dukker opp.
Les videre
- Opptjent inntekt (WIP): regn verdien av arbeid i arbeid — Fullføringsgraden herfra er den samme som brukes til å inntektsføre arbeid i arbeid.
- Etterkalkyle: avviket mellom kalkylen og virkeligheten — Etterkalkylen er den samme sammenligningen gjort når prosjektet er ferdig.
- Budsjettavvik: to formler som gjør tallet brukbart — Avviket kan brytes i pris og mengde, og det avgjør hvilket tiltak som virker.
- Sluttfaktura: alt som gjenstår, samlet ett sted — Avregner hele oppdraget mot det som er fakturert underveis — og starter frister.