Hjemmel og kilde
A-opplysningsloven om rapportering av lønn, skattebetalingsloven §§ 5-4 og 5-12 om forskuddstrekk og skattetrekkskonto, og folketrygdloven § 23-2.
Før du starter: grunnlaget må være låst
Timene skal være ført, godkjent og låst for perioden. Fravær, ferie og sykdom skal være registrert. Tillegg, overtid, utlegg og reiseregninger skal være behandlet. Skattekort skal være hentet elektronisk for alle. Endringer i lønn eller stilling skal være dokumentert. Starter du kjøringen med åpne poster, ender du med etterbetalinger og korreksjoner som gjør både regnskap og rapportering rotete i flere måneder.
Selve kjøringen, steg for steg
Beregn brutto lønn med tillegg, trekk forskuddstrekk etter skattekort, håndter eventuelle andre trekk, beregn arbeidsgiveravgift, og kontroller resultatet mot forrige periode før utbetaling. Kontrollen mot forrige måned er det enkleste og mest effektive tiltaket som finnes: avvik som skiller seg ut, er nesten alltid en feil i grunnlaget og ikke en reell endring. Se på hver person med stort avvik før du sender.
- Brutto lønn med tillegg og eventuell akkord
- Forskuddstrekk etter gjeldende skattekort
- Andre trekk med gyldig grunnlag
- Arbeidsgiveravgift beregnet med riktig sone
- Sammenligning mot forrige periode per person
A-melding og betaling
A-meldingen rapporterer lønn, trekk og arbeidsforhold, og den har frist den femte i måneden etter. Forskuddstrekket skal settes på egen skattetrekkskonto etter skattebetalingsloven § 5-12, og trekk og arbeidsgiveravgift innbetales terminvis. Trekkontoen er ikke bedriftens penger. Bedrifter som bruker den som likviditet, gjør en beslutning som fort blir alvorlig, og som ofte er det første tegnet regnskapsføreren ser på at noe er galt.
De dyreste feilene
Feil skattekort gir for lavt trekk og en ansatt med restskatt som mener det er din feil. Feil sone for arbeidsgiveravgift gir etterberegning med renter. Manglende feriepengegrunnlag gir feil utbetaling i juni. Og lønn utbetalt uten registrert arbeidsforhold i a-meldingen skaper problemer for den ansatte i møte med NAV. Alle fire er enkle å unngå i forkant og tidkrevende å rette etterpå.
Vanlige spørsmål
Bør vi bruke regnskapsfører til lønn?
Mange små bedrifter gjør det, og det er ofte fornuftig fordi regelverket endres og feil er dyre. Du må uansett levere korrekt grunnlag: godkjente timer, fravær og endringer. Regnskapsføreren kan ikke oppdage at en montør glemte å føre onsdagen.
Hva gjør vi hvis vi har utbetalt for mye?
Feilutbetalt lønn kan kreves tilbake, men det er regler for trekk i lønn og en praktisk grense for hva som lar seg gjennomføre. Ta det opp med den ansatte umiddelbart og avtal en løsning skriftlig framfor å trekke ensidig i neste utbetaling.
Les videre
- Timeregistrering: slik får du timer som holder til lønn og faktura — Lønnskjøringen kan aldri bli bedre enn timegrunnlaget.
- Feriepenger: slik regner du dem riktig hvert år — Feriepengegrunnlaget bygges opp gjennom hver lønnskjøring.
- Innføre akkord for første gang: rekkefølgen som gjør at det går bra — Start med én pilotjobb og åpne tall. Mistillit til akkordoppgjøret er nesten umulig å reparere.
- Sluttoppgjør i entreprise: fristene som avgjør alt — Den økonomiske avslutningen av kontrakten, med frister som kan slette krav.
- Akkord eller fastlønn: slik velger du riktig lønnssystem — Hva de tre systemene gjør med atferd, kvalitet og forutsigbarhet.
- Sykefravær: slik håndterer du det fra første dag — Egenmelding, arbeidsgiverperiode, oppfølgingsplan og fristene underveis.
- Registrere seg som arbeidsgiver: alt som må være klart før første lønn — Fem ting må være på plass før første lønn — og pensjonsordningen tar lengst tid å få opprettet.
- Avstemme regnskapet hver måned: fem kontroller som tar en time — En time i måneden. Utsatt til årsslutt blir det en uke, og halvparten lar seg ikke forklare.