Hjemmel og kilde
Bokføringsloven § 10 om dokumentasjon av bokførte opplysninger og § 13 om oppbevaring i uendret form; bokføringsforskriften § 5-2-8.
Kravet om at et bilag ikke kan endres
Bokføringsloven krever at dokumentasjon oppbevares slik at den ikke kan endres i ettertid. Det er ikke et teknisk detaljkrav — det er hele grunnen til at et bilag er verdt noe som bevis. Et dokument som kan skrives om når som helst, dokumenterer ingenting.
Derfor har ordentlige fakturasystemer en lås: idet fakturaen utstedes, fryses innholdet. Systemer som lar deg redigere fritt i en sendt faktura, gjør deg en bjørnetjeneste — de fjerner nettopp den egenskapen som gjør regnskapet ditt etterprøvbart.
Hva du gjør i stedet
Er beløpet for høyt, krediterer du differansen. Er hele fakturaen feil — feil kunde, feil jobb, dobbeltsendt — krediterer du alt og utsteder en ny, korrekt faktura. Er beløpet for lavt, sender du en tilleggsfaktura for det manglende, med henvisning til den første.
Er feilen ren kosmetikk, som en skrivefeil i en beskrivelse eller feil referansenummer, kan du sende kunden en forklarende melding og et korrigert eksemplar merket som kopi. Selve dokumentet i regnskapet står, og det er riktig.
- For høyt beløp: delvis kreditnota.
- Helt feil faktura: full kreditnota, deretter ny faktura.
- For lavt beløp: tilleggsfaktura som viser til den første.
Den skjulte kostnaden ved å «bare rette det»
Feilen ved å redigere en sendt faktura oppdages sjelden med en gang. Den dukker opp senere, når kundens bilag og ditt bilag ikke lenger er like, og ingen kan si hvilken versjon som var den rette. Ved en betalingstvist svekker det posisjonen din betydelig: motparten kan vise et dokument fra deg som sier noe annet enn ditt eget.
Den dukker også opp i mva-avstemmingen. Endrer du beløp på en faktura som allerede er med i en innsendt mva-melding, stemmer ikke lenger grunnlaget med det du rapporterte, og differansen må forklares.
Vanlige spørsmål
Kan jeg rette en faktura som ikke er sendt ut ennå?
Et utkast som ikke er utstedt, kan endres fritt. Skillet går ved utstedelsen: idet dokumentet har fått nummer og dato og er gjort tilgjengelig for kunden, er det låst.
Hva om jeg oppdager feilen samme dag?
Samme regel gjelder, men i praksis blir det enkelt: full kreditnota og ny faktura samme dag. Kunden får to ekstra dokumenter, og regnskapet ditt viser hva som skjedde.
Les videre
- Når skal jeg bruke kreditnota? — Kreditnotaen er verktøyet denne regelen tvinger deg til å bruke.
- Kan jeg hoppe over et fakturanummer? — Samme prinsipp: sporet i regnskapet skal ikke ha hull.
- Kreditnota: den eneste riktige måten å rette en faktura — Reverserer en utstedt faktura. Den eneste lovlige måten å rette et bokført salg.
- Kontantfaktura: når betalingen skjer på stedet — Betaling ved levering utløser kassaregler; faktura med forfall gjør det ikke.