Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-2-8 om dokumentasjon av retur og prisavslag, og § 5-1-3 om ubrutt nummerserie.
Hvorfor du ikke bare kan slette
Et salgsdokument som er utstedt, er bokført. Bokføringsreglene bygger på at sporet skal være mulig å følge begge veier: fra regnskapet til bilaget, og fra bilaget til regnskapet. Sletter du fakturaen, forsvinner ett ledd i kjeden, og nummerserien får et hull ingen kan forklare.
Kreditnotaen løser dette ved å være en ny, motsatt transaksjon. Den originale fakturaen står, kreditnotaen nøytraliserer den helt eller delvis, og begge dokumentene ligger der en revisor eller Skatteetaten kan se hva som skjedde og når.
Hva kreditnotaen må inneholde
Kreditnotaen er et salgsdokument og har samme innholdskrav som en faktura: eget nummer fra samme serie, dato, partene, beløp og avgift. I tillegg skal den vise til det opprinnelige salgsdokumentet, slik at koblingen er dokumentert og ikke bare underforstått.
Skriv også hvorfor. «Kreditering av faktura 2451 — prisavslag etter reklamasjon på nedforet himling» tar én linje og gjør at ingen trenger å gjette om tre år. En kreditnota uten begrunnelse ser fra utsiden ut som en tilfeldig reduksjon av omsetning.
Full eller delvis kreditering
Full kreditering brukes når hele fakturaen var feil: feil kunde, feil jobb, dobbeltfakturering. Da krediterer du alt og utsteder eventuelt en ny, riktig faktura med nytt nummer.
Delvis kreditering brukes når kravet i utgangspunktet var riktig, men beløpet skal ned — et avtalt prisavslag, timer som viste seg å høre til en annen jobb, eller materiell kunden returnerte. Da krediterer du differansen og lar resten av fakturaen stå. Det er også den varianten som gir minst forvirring i kundens reskontro.
Vanlige spørsmål
Får jeg tilbake merverdiavgiften jeg har innberettet?
Ja. Kreditnotaen reduserer utgående merverdiavgift i den terminen kreditnotaen utstedes, ikke i terminen den opprinnelige fakturaen lå i. Det er derfor kreditnotadatoen betyr noe.
Kan kreditnotaen ha samme nummer som fakturaen?
Nei. Den skal ha sitt eget nummer fra en ubrutt serie, og i stedet vise til fakturanummeret den retter opp. To dokumenter med samme nummer er nettopp det nummerserien skal hindre.
Hva om kunden allerede har betalt for mye?
Da krediterer du differansen og betaler tilbake, eller lar beløpet stå som et tilgodehavende kunden trekker fra på neste faktura. Uansett skal kreditnotaen dokumentere hvorfor beløpet oppsto.
Les videre
- Kan jeg endre en faktura som er sendt? — Retting av en sendt faktura er akkurat det kreditnotaen finnes for.
- Hvordan får jeg tilbake mva på tap på krav? — Tap på krav er noe annet enn kreditnota, og reglene er ulike.
- Når har jeg krav på prisavslag? — Når retting uteblir eller ikke er mulig. Størrelsen følger verdireduksjonen, ikke misnøyen.
- Opptjent inntekt på et prosjekt: framdrift, ikke faktura — Inntekt følger framdrift, ikke faktureringsplan eller betaling.