Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-1-3 om nummerering av salgsdokument og bokføringsloven § 10 om sporbarhet.
Hvorfor nummerserien er hellig
Kravet om ubrutt nummerering finnes for å gjøre det umulig å fjerne omsetning uten spor. Er hvert salgsdokument nummerert fortløpende, kan en kontrollør telle: mangler nummer 2317, må noen kunne vise hva det var.
Dette er også hele grunnen til at nummeret skal tildeles maskinelt av systemet og ikke skrives inn manuelt. Manuelt tildelte nummer blir gjenbrukt, hoppet over eller skrevet feil, og da er serien ikke lenger et bevis for noe.
Når en faktura ble til ved et uhell
Det skjer: noen trykker utsted på feil jobb, eller på en kunde som ikke skulle vært fakturert. Løsningen er ikke å slette dokumentet, men å kreditere det. Da står både fakturaen og kreditnotaen der, nummerserien er hel, og historien er dokumentert.
Er fakturaen aldri sendt til kunden, endrer ikke det noe formelt — den er likevel utstedt idet den fikk nummer og dato. Krediter den, skriv én linje om hvorfor, og gå videre. Det tar to minutter og gjør at ingen trenger å forklare noe ved neste bokettersyn.
Flere serier er lov, hull er det ikke
Du kan godt ha mer enn én nummerserie — for eksempel en for ordinære fakturaer og en for kreditnotaer, eller egne serier per avdeling. Kravet er at hver serie i seg selv er ubrutt og entydig, ikke at hele bedriften bruker én rekke.
Det du bør unngå, er å bytte serie ofte eller å starte på nytt ved årsskiftet uten at systemet holder styr på det. Hver gang serien endres, blir avstemmingen litt vanskeligere, og fordelen er som regel bare kosmetisk.
Vanlige spørsmål
Må fakturanummeret starte på 1 hvert år?
Nei, det er ingen plikt. Mange systemer bruker år i nummeret, og det er greit så lenge serien er entydig og ubrutt. En fortløpende rekke over flere år er like lovlig.
Hva om systemet mitt har hoppet over et nummer av seg selv?
Da bør du kunne forklare hvorfor — for eksempel at et utkast ble tildelt nummer og forkastet. Dokumenter forklaringen i regnskapsnotatene dine, så finnes svaret den dagen noen spør.
Les videre
- Kan jeg endre en faktura som er sendt? — Samme underliggende regel: sporet i regnskapet skal ikke kunne viskes ut.
- Hva må stå på en faktura? — Nummeret er ett av innholdskravene i bokføringsforskriften.