Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-1-1 om salgsdokumentets innhold og bokføringsloven § 10 om dokumentasjon av bokførte opplysninger, med merverdiavgiftsloven kapittel 15 om korreksjon av avgift.
Hvorfor fakturaen ikke kan endres
Når en faktura er utstedt og bokført, er den dokumentasjon for en bokført opplysning. Bokføringsloven § 10 krever at dokumentasjonen er etterprøvbar, og et regnskap der fakturaer kan endres eller slettes i ettertid er ikke etterprøvbart.
Derfor skal feil rettes ved å utstede en kreditnota som reverserer den opprinnelige fakturaen, og eventuelt en ny faktura med riktig innhold. Sporet skal være synlig: hva som ble fakturert, hva som ble kreditert, og hva som til slutt gjelder.
Innhold og henvisning
Kreditnotaen er et salgsdokument og skal oppfylle innholdskravene i bokføringsforskriften § 5-1-1. I tillegg må den vise hvilken faktura den knytter seg til, slik at sammenhengen kan følges begge veier. En kreditnota uten referanse til det opprinnelige dokumentet er nesten umulig å avstemme.
Gjelder krediteringen bare deler av fakturaen, bør de aktuelle linjene framgå. Krediteres hele fakturaen for deretter å utstede en ny, er det ryddigere enn å lage en delvis kreditnota som ingen forstår et halvt år senere.
- Referer alltid til den opprinnelige fakturaens nummer og dato.
- Krediter og fakturer på nytt framfor å lage kompliserte delkrediteringer.
- Avgiften korrigeres i terminen kreditnotaen utstedes.
Kreditnota er ikke det samme som tap på krav
En kreditnota brukes når salget helt eller delvis skal reverseres: feil pris, feil mengde, arbeid som ikke ble utført, eller et prisavslag etter reklamasjon. Den brukes ikke fordi kunden lar være å betale.
En kunde som ikke betaler skal håndteres som en fordring, med purring, inkassovarsel og eventuelt inkasso. Er fordringen til slutt endelig konstatert tapt, kan avgiftsgrunnlaget korrigeres etter merverdiavgiftsloven § 4-7 — men det er en annen mekanisme, med egne vilkår og egen dokumentasjon.
Vanlige spørsmål
Kan vi slette en faktura i stedet for å kreditere?
Nei. Er fakturaen utstedt og bokført, skal den rettes med kreditnota. Sletting bryter med kravet i bokføringsloven § 10 om at bokførte opplysninger skal være dokumentert og etterprøvbare.
Kan vi kreditere en faktura kunden ikke vil betale?
Ikke som virkemiddel mot manglende betaling. Kreditering brukes når salget skal reverseres. Uteblitt betaling håndteres som fordring, og eventuell avgiftskorreksjon skjer etter merverdiavgiftsloven § 4-7 når tapet er endelig konstatert.
Les videre
- Salgsdokument: de punktene fakturaen må ha — Kreditnotaen må oppfylle de samme innholdskravene.
- Tap på krav og korrigering etter mval. § 4-7 — Manglende betaling håndteres etter helt andre regler.
- Kreditnota — den eneste lovlige måten å angre en faktura — Hvorfor fakturaer ikke kan slettes, og hva kreditnotaen må vise til.
- Kan jeg endre en faktura som er sendt? — Nei. Utstedt er utstedt — rettingen skjer med kreditnota, ikke i det gamle dokumentet.