Hjemmel og kilde
Merverdiavgiftsloven § 4-7 om tap på utestående fordring, med merverdiavgiftsforskriften om når en fordring anses endelig konstatert tapt.
Hva som kreves før tapet er endelig
Regelverket krever mer enn at kunden lar være å betale. Forskriften angir situasjoner der en fordring anses endelig konstatert tapt, blant annet når tvangsinndriving eller inkasso har vært forgjeves, når fordringen er foreldet, eller når en samlet vurdering av forholdene tilsier at den ikke vil bli oppfylt.
Det betyr at bedriften må kunne vise hva som er gjort: purringer, inkassovarsel, oversendelse til inkasso og resultatet av inndrivingen. Uten den dokumentasjonen er korrigeringen ikke holdbar ved kontroll, uansett hvor sikker bedriften er på at pengene aldri kommer.
Interessefellesskap og nærstående
En særlig regel gjelder når partene har et interessefellesskap, for eksempel mellom selskaper med samme eier. Da er adgangen til å konstatere tap snevrere, fordi manglende betaling kan skyldes noe annet enn betalingsudyktighet.
Dette treffer små konsern og bedrifter som fakturerer selskaper eieren selv kontrollerer. Praksisen bør avklares med regnskapsfører før korrigeringen gjennomføres, siden en korreksjon som blir underkjent gir både etterberegnet avgift og renter.
- Dokumenter hele innfordringsløpet, ikke bare sluttresultatet.
- Korrigeringen føres i den terminen tapet er endelig konstatert.
- Kommer betalingen likevel senere, må avgiften føres tilbake.
Tap på krav er ikke kreditnota
Forskjellen er avgjørende. En kreditnota brukes når salget helt eller delvis skal reverseres — feil pris, feil mengde eller et prisavslag. Tap på krav brukes når salget var riktig, men kunden ikke betaler.
Brukes kreditnota på en fordring som ikke blir betalt, forsvinner både fordringen og grunnlaget for videre inndriving. Kunden skylder da formelt ingenting, og et krav som senere skulle vist seg mulig å inndrive er borte. Skill de to konsekvent i rutinene.
Vanlige spørsmål
Kan vi korrigere avgiften så snart kunden er sendt til inkasso?
Nei. Oversendelse til inkasso er ikke i seg selv nok. Fordringen må være endelig konstatert tapt etter vilkårene i merverdiavgiftsforskriften, for eksempel etter forgjeves inndriving, og det må kunne dokumenteres.
Hva om kunden betaler etter at vi har korrigert?
Da skal avgiften føres tilbake i den terminen betalingen mottas. Korrigeringen bygger på at tapet er endelig, og faller den forutsetningen bort, må behandlingen reverseres.
Les videre
- Kreditnota: den eneste riktige måten å rette en faktura — Kreditnota og tap på krav løser to helt ulike problemer.
- Inkassovarsel: siste steg før saken går videre — Innfordringsløpet er dokumentasjonen korrigeringen hviler på.
- Mva-termin: når avgiften skal meldes og betales — Korrigeringen føres i terminen tapet konstateres.
- Hvordan får jeg tilbake mva på tap på krav? — Korrigering er mulig når fordringen er endelig konstatert tapt — ikke når den er gammel.
- Kunde går konkurs: sjekklisten for de første dagene — Tapet avgjøres av de første dagene. Stans arbeidet, meld kravet, sikre dokumentasjonen.