Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften kapittel 8-1 om bygge- og anleggsvirksomhet, med krav om prosjektregnskap for oppdrag over 300 000 kroner eksklusive merverdiavgift, og § 5-14 om medgåtte timer.
Når kravet slår inn
Bokføringsforskriften krever prosjektregnskap for bygge- og anleggsoppdrag der anbudspris eller anslått verdi overstiger 300 000 kroner eksklusive merverdiavgift. Grensen gjelder oppdraget, ikke bedriftens omsetning, så også en liten bedrift blir omfattet av kravet på sitt største oppdrag.
Regnskapet skal vise kostnadene som er påløpt på prosjektet, og det skal kunne avstemmes mot bedriftens øvrige regnskap. Det holder ikke å kunne rekonstruere tallene i etterkant fra bilagsbunken; sammenstillingen skal foreligge.
Timene er den kritiske delen
Bokføringsforskriften § 5-14 krever at medgåtte timer dokumenteres per dag for hver eier og ansatt, fordelt på intern tid og på de enkelte oppdragene. For prosjektregnskapet betyr det at timene må være ført på prosjektnummer fortløpende, ikke fordelt i etterkant etter hukommelse.
Dette er punktet der de fleste avvikene oppstår ved kontroll. En bedrift kan ha ryddige fakturaer, riktig merverdiavgift og god orden på materiellet, og likevel få avvik fordi timene mangler eller er ført samlet uten fordeling på oppdrag.
- Timer per dag, per person, fordelt på oppdrag og intern tid.
- Kostnadene på prosjektet skal kunne avstemmes mot hovedbokens tall.
- Prosjektregnskapet er del av regnskapsmaterialet og har oppbevaringsplikt.
Fra lovkrav til styringsverktøy
Kravet er et minimum, men den samme registreringen gir bedriften det den trenger for å styre. Er timer og materiell ført på prosjektet fortløpende, kan påløpt kostnad sammenlignes med kalkylen mens prosjektet ennå kan påvirkes.
Uten det blir prosjektøkonomien noe man leser i etterkant. Da er valget mellom å ta tapet eller å prøve å ta det igjen på endringsmeldinger som allerede burde vært sendt. Den bedriften som har prosjektregnskapet oppdatert ukentlig, oppdager avviket mens det fortsatt er en endring og ikke en tvist.
Vanlige spørsmål
Gjelder kravet også for serviceoppdrag?
Kravet om prosjektregnskap er knyttet til bygge- og anleggsoppdrag over verdigrensen. Kravet i bokføringsforskriften § 5-14 om dokumentasjon av medgåtte timer gjelder derimot uavhengig av oppdragets størrelse.
Hvor lenge må prosjektregnskapet oppbevares?
Prosjektregnskapet er en del av regnskapsmaterialet og følger oppbevaringsreglene i bokføringsloven § 13. For primærdokumentasjon er utgangspunktet fem år etter regnskapsårets slutt.
Les videre
- Varer i arbeid: jobben som er gjort, men ikke fakturert — Prosjektregnskapet er grunnlaget for å verdsette varer i arbeid.
- Etterkalkyle: den eneste måten kalkylen blir bedre på — Etterkalkylen bygger på de samme tallene som lovkravet gir.
- Oppbevaringsplikt for regnskapsmateriale og prosjektpapir — Prosjektregnskapet har samme oppbevaringsplikt som annet materiale.
- Produktivitetsgrad: hvor fort går arbeidet mot standarden? — Opptjente standardtimer delt på brukte timer. Over 1 er raskere enn standard.