Hjemmel og kilde
Bokføringsloven § 13 om oppbevaring og § 14 om sikring av regnskapsmateriale, med bokføringsforskriften om elektronisk oppbevaring og tilgjengelighet.
Hva som skal oppbevares og hvor lenge
Primærdokumentasjon omfatter blant annet salgs- og kjøpsdokumenter, dokumentasjon av medgåtte timer, lønnsdokumentasjon, prosjektregnskap og dokumentasjon av varelager. Denne skal som hovedregel oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.
Sekundærdokumentasjon, som avtaler og korrespondanse av betydning, har en kortere oppbevaringstid. Andre regelverk kan sette lengre frister for bestemte dokumenter, og for elektriske anlegg gjelder dessuten egne krav til dokumentasjon som følger anlegget, ikke regnskapet.
Elektronisk oppbevaring
Materialet kan oppbevares elektronisk, men det stilles krav til at det er sikret mot endring og sletting, at det kan gjengis i lesbar form gjennom hele perioden, og at det er tilgjengelig for kontroll. Sikkerhetskopi skal oppbevares atskilt fra originalen.
Dette er mer krevende enn det høres ut. Et regnskapssystem bedriften slutter å betale for, kan gjøre historikken utilgjengelig over natten. Ved bytte av system må derfor eksport og lesbarhet avklares før avtalen sies opp, ikke etterpå.
- Materialet skal være lesbart gjennom hele oppbevaringsperioden.
- Sikkerhetskopi skal ligge atskilt fra originalen.
- Avklar eksport og tilgang før du bytter regnskaps- eller fagsystem.
Det som ligger utenfor regnskapet
En elektrikerbedrift har dokumentasjonsplikter ut over bokføringsloven. Sluttdokumentasjon, samsvarserklæringer og risikovurderinger for elektriske anlegg følger av forskrift om elektriske lavspenningsanlegg og har sin egen logikk: dokumentasjonen tilhører anlegget og skal være tilgjengelig for eieren.
Personopplysninger er en tredje kategori. Timelister og HMS-registreringer inneholder personopplysninger som ikke skal oppbevares lenger enn nødvendig, samtidig som bokføringsloven krever fem år. Løsningen er å oppbevare det bokføringsloven krever, og rydde bort det som verken har regnskapsmessig eller rettslig verdi.
Vanlige spørsmål
Kan vi kaste papirbilagene når de er skannet?
Elektronisk oppbevaring er tillatt når materialet er sikret mot endring, kan gjengis i lesbar form gjennom hele perioden og er tilgjengelig for kontroll. Skanning må da være fullstendig og kvaliteten god nok til at innholdet kan leses.
Hvor lenge må vi ta vare på timelistene?
Dokumentasjon av medgåtte timer er primærdokumentasjon etter bokføringsloven og skal som hovedregel oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, på lik linje med fakturaer og lønnsbilag.
Les videre
- Salgsdokument: de punktene fakturaen må ha — Fakturaene er kjernen i det som skal oppbevares.
- Prosjektregnskap: ikke bare god skikk, men et krav — Prosjektregnskapet er regnskapsmateriale med samme plikt.
- Akkordseddel: så mye ble montert, så mye skal betales — Lønnsdokumentasjon som akkordseddelen omfattes av femårsregelen.
- Hvor lenge må jeg ta vare på fakturaer? — Fem år etter regnskapsårets slutt for bilag — men samsvarserklæringer lever lenger.
- Reklamasjonsfrist: hvorfor elektrikerarbeid har fem år — Innen rimelig tid, og senest to år — men fem år for arbeid ment å vare lenge.