Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften kapittel 8-1 om prosjektregnskap og § 5-14 om medgåtte timer gir datagrunnlaget. Selve etterkalkylen er alminnelig kalkyleteori.
Hva som skal sammenlignes
Etterkalkylen sammenligner fire ting: kalkulerte mot faktiske timer, kalkulert mot faktisk materiellkostnad, kalkulert mot faktisk salgspris, og forventet mot oppnådd dekningsbidrag. Avviket i seg selv er ikke svaret; det er inngangen til spørsmålet om hvorfor.
Et timeavvik kan skyldes at kalkylen var for optimistisk, at forholdene på byggeplassen var annerledes enn forutsatt, at endringer ble utført uten å bli fakturert, eller at arbeidet ble utført av andre folk enn planlagt. De fire forklaringene fører til fire helt ulike tiltak.
Når den skal gjøres
Etterkalkylen bør gjøres mens folk fortsatt husker jobben, altså innen få uker etter ferdigstillelse. Gjøres den et halvår senere, blir forklaringene generelle, og da gir den ingen læring.
Den bør også gjøres på et utvalg, ikke på alt. En bedrift som forsøker å etterkalkulere hver eneste servicejobb, slutter etter to måneder. En bedrift som etterkalkulerer alle prosjekter over en viss størrelse pluss et tilfeldig utvalg av småjobbene, holder det gående i årevis.
- Gjør den innen få uker, mens detaljene fortsatt huskes.
- Ta med den som utførte jobben i gjennomgangen, ikke bare kontoret.
- Skriv ned konklusjonen som en endring i kalkylen, ellers skjer ingenting.
Fra avvik til endret kalkyle
Etterkalkylen har bare verdi hvis den endrer noe. Systematiske avvik skal føre til at normtallene justeres: at en bestemt jobbtype får flere timer, at et påslag endres, eller at en type oppdrag prises annerledes eller ikke tas i det hele tatt.
Det vanligste funnet i en elektrikerbedrift er at små jobber er systematisk underkalkulert, fordi oppmøte, rigg, kjøring, dokumentasjon og fakturering utgjør en fast kostnad som er den samme uansett hvor lite arbeidet er. Da er svaret en minstesats, ikke en høyere timepris på alt.
Vanlige spørsmål
Hvor detaljert bør en etterkalkyle være?
Detaljnivået bør stanse der det slutter å endre en beslutning. For de fleste håndverksbedrifter holder det med timer, materiell, salgspris og dekningsbidrag, med en kort skriftlig forklaring på de største avvikene.
Er etterkalkyle et lovkrav?
Nei. Bokføringsforskriften krever prosjektregnskap for oppdrag over verdigrensen og dokumentasjon av medgåtte timer, men selve sammenligningen mot kalkylen er frivillig. Grunnlaget lovkravet gir er likevel akkurat det etterkalkylen trenger.
Les videre
- Forkalkyle: fra mengde og normtid til en pris — Forkalkylen er det etterkalkylen måler resultatet mot.
- Prosjektregnskap: ikke bare god skikk, men et krav — Prosjektregnskapet leverer tallene etterkalkylen bruker.
- Dekningsgrad som styringstall i håndverksbedriften — Avvik i dekningsgrad er det etterkalkylen skal forklare.
- Etterkalkyle: avviket mellom kalkylen og virkeligheten — Kalkyle mot faktisk per kostnadsart, og avviket brutt ned på timer og materiell.
- Akkordtariff: elektrofagets egen produktivitetslønn — Lønn etter utført mengde, ikke etter klokka. Normtider, lagoppgjør og etteroppgjør.