Hjemmel og kilde
Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser, som pålegger bruk av elektronisk faktura i standardisert format, forvaltet gjennom Digitaliseringsdirektoratets ordninger.
Hva EHF faktisk er
EHF er en strukturert filformat-standard der hvert felt har en definert betydning: fakturanummer, organisasjonsnummer, linjer med mengde og pris, avgiftskoder og referanser. Mottakerens økonomisystem kan derfor lese fakturaen uten at et menneske taster den inn.
En PDF vedlagt en e-post er ikke elektronisk faktura i denne betydningen, selv om den er digital. Det er strukturen som gjør det mulig å automatisere mottak, kontroll og bokføring, og det er strukturen kravet gjelder.
Referansen som avgjør om fakturaen kommer fram
Offentlige oppdragsgivere krever normalt en bestillingsreferanse eller et ressursnummer på fakturaen. Mangler den, avvises fakturaen automatisk før noen har sett den, og bedriften får ikke nødvendigvis beskjed før betalingsfristen er passert.
Derfor bør referansen innhentes ved bestilling, ikke ved fakturering. Legg den inn som et obligatorisk felt på oppdraget, slik at fakturaen ikke kan sendes uten. Det er en av de enkleste tiltakene mot forsinket betaling fra offentlige kunder.
- Hent bestillingsreferansen ved bestilling, ikke ved fakturering.
- Avvisning skjer maskinelt — ingen ringer for å si fra.
- Kontroller organisasjonsnummer og eventuell fakturaadresse mot registeret.
EHF mot private kunder
Mange større private kunder tar også imot EHF, og for bedriften er det en fordel: elektronisk faktura kommer raskere fram, blir sjeldnere liggende hos feil person, og gir færre spørsmål fordi innholdet er strukturert.
Overfor forbrukere er situasjonen annerledes. Der brukes normalt faktura på e-post, i nettbank eller som avtalegiro. Bedriften bør uansett ha én rutine som avgjør hvilken kanal hver kundetype får, slik at ingen faktura blir sendt to ganger eller ikke i det hele tatt.
Vanlige spørsmål
Må vi sende EHF til alle kunder?
Nei. Kravet gjelder ved salg til offentlige oppdragsgivere. Private kunder kan motta faktura på andre måter, men mange større virksomheter foretrekker elektronisk faktura fordi den kan behandles automatisk.
Hvorfor blir fakturaen vår avvist av kommunen?
Den vanligste årsaken er manglende eller feil bestillingsreferanse. Andre vanlige feil er feil organisasjonsnummer, feil avgiftskode eller at mottakeren ikke er registrert på den adressen fakturaen sendes til.
Les videre
- Peppol: aksesspunkt, adresseregister og hvorfor det stopper — Peppol er nettverket EHF-fakturaen sendes gjennom.
- Salgsdokument: de punktene fakturaen må ha — Innholdskravene i bokføringsforskriften gjelder også for EHF.
- KID-nummer: hvorfor betalingen finner riktig faktura — KID og referanse styrer hvordan betalingen blir gjenkjent.
- EHF-faktura — kravet ved oppdrag for stat og kommune — Kravet om elektronisk faktura til det offentlige, og hva som må stemme for at den går inn.
- Kontantfaktura: når betalingen skjer på stedet — Betaling ved levering utløser kassaregler; faktura med forfall gjør det ikke.