Hjemmel og kilde
Bankenes felles spesifikasjon for KID med kontrollsiffer, og bokføringsloven § 5 om kundespesifikasjon som forutsetter at innbetalinger kan knyttes til riktig fordring.
Hvordan KID er bygget opp
KID er en tallrekke som består av bedriftens egen referanse, typisk fakturanummer og eventuelt kundenummer, avsluttet med et kontrollsiffer. Kontrollsifferet regnes ut etter en fast metode og gjør at banken kan avvise feiltastede numre allerede ved betaling.
Lengden og oppbygningen avtales med banken. Er den for kort, blir det for få unike kombinasjoner; er den for lang, blir den tungvint for kunder som taster manuelt. De fleste velger en lengde som rommer fakturanummeret med god margin.
Hva du får igjen for det
Med KID på fakturaen og innbetalingsfil fra banken kan innbetalinger avstemmes automatisk mot reskontroen. Det gir en oppdatert oversikt over hvem som faktisk skylder penger, uten at noen må lese kontoutskrift.
Den praktiske gevinsten er størst i purreprosessen. En reskontro som ikke er avstemt, gir purringer til kunder som har betalt — og det er den raskeste måten å ødelegge en kunderelasjon på. Automatisk matching fjerner den feilkilden nesten helt.
- Avtal KID-lengde og oppbygning med banken før den tas i bruk.
- Bruk innbetalingsfil framfor manuell avlesning av kontoutskrift.
- Avstem reskontro før purreløpet kjøres, aldri etter.
Når KID ikke brukes
Noen kunder betaler uten KID, særlig forbrukere som betaler via nettbanken uten å scanne fakturaen, og næringskunder som betaler flere fakturaer samlet. Da må betalingen matches manuelt, og bedriften trenger en rutine for det.
Den vanligste feilen er å la ukjente innbetalinger bli liggende. En innbetaling som ikke er koblet, gjør at fordringen står åpen og at kunden purres. Sett av en fast rutine for å rydde i uidentifiserte innbetalinger minst ukentlig, og ta kontakt med kunden når beløpet ikke lar seg plassere.
Vanlige spørsmål
Er KID påkrevd på en faktura?
Nei, det finnes ikke noe lovkrav om KID. Bokføringsforskriften § 5-1-1 stiller innholdskrav til salgsdokumentet, men KID er et frivillig hjelpemiddel for å koble betalingen til riktig fordring.
Kan samme KID brukes på flere fakturaer?
Det bør unngås. Poenget med KID er entydig kobling mellom innbetaling og fordring. Gjenbruk gir uklare avstemminger, og en kunde som betaler delvis blir da nesten umulig å følge opp riktig.
Les videre
- Purregebyr: reglene før inkasso settes i gang — Purring til kunder som har betalt kommer av dårlig avstemming.
- EHF: elektronisk faktura til stat, fylke og kommune — Elektronisk faktura bærer KID og referanser strukturert.
- Tidfesting — fakturadatoen bestemmer terminen, ikke betalingen — Månedsfristen for fakturering, og hvorfor fakturadatoen styrer mva-terminen.
- Kreditnota — den eneste lovlige måten å angre en faktura — Hvorfor fakturaer ikke kan slettes, og hva kreditnotaen må vise til.