Hjemmel og kilde
OpenPeppol-samarbeidets spesifikasjoner og Digitaliseringsdirektoratets forvaltning av den norske adresseringen, sammen med forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser.
Aksesspunktet er postkontoret
For å sende og motta i Peppol må virksomheten være tilknyttet et aksesspunkt. De fleste får dette gjennom sitt regnskaps- eller fakturasystem, og merker det bare som et valg om å sende elektronisk faktura. Aksesspunktet håndterer formatvalidering, sending og kvitteringer.
Det betyr også at feilmeldinger kommer fra aksesspunktet, ikke fra kunden. En faktura kan være avvist teknisk uten at noen hos mottakeren vet at den er forsøkt sendt, og uten at bedriften merker det med mindre noen faktisk leser kvitteringene.
Adressen må finnes
En Peppol-mottaker identifiseres med organisasjonsnummer i et felles adresseregister. Er mottakeren ikke registrert, kan fakturaen ikke leveres elektronisk, og bedriften må bruke en annen kanal.
Store virksomheter kan dessuten ha flere mottaksadresser, for eksempel per divisjon eller per byggeprosjekt. Sendes fakturaen til feil adresse, kommer den fram til feil sted og blir liggende. Det er derfor verdt å bekrefte fakturaadressen skriftlig ved kontraktsinngåelse, sammen med bestillingsreferansen.
- Sjekk at mottakeren er registrert før du sender elektronisk.
- Store konsern kan ha flere mottaksadresser — bekreft riktig adresse.
- Les kvitteringene; en avvist faktura sier ikke fra av seg selv.
Mer enn faktura
Peppol brukes også til andre dokumenttyper, blant annet ordre, ordrebekreftelse, katalog og pakkseddel. I bygg og anlegg er dette relevant fordi hele kjeden fra bestilling til faktura kan gå elektronisk, med færre manuelle punkter der noe kan skrives feil.
For en elektrikerbedrift er den mest praktiske gevinsten som regel i innkjøpsleddet: elektronisk pakkseddel fra grossisten gjør det mulig å matche mottatt materiell mot bestilling og mot faktura, og dermed fange avvik før leverandørfakturaen blir betalt.
Vanlige spørsmål
Trenger vi å registrere oss i Peppol selv?
Du må være tilknyttet et aksesspunkt for å sende og motta. I praksis skjer det gjennom fakturasystemet eller regnskapsføreren, som også sørger for at virksomheten blir registrert med riktig mottaksadresse.
Hva skjer hvis mottakeren ikke er registrert?
Da kan fakturaen ikke leveres elektronisk, og den må sendes på annen måte. Aksesspunktet gir normalt beskjed om at adressen ikke finnes, men den beskjeden må noen faktisk lese og følge opp.
Les videre
- EHF: elektronisk faktura til stat, fylke og kommune — EHF er innholdet som transporteres i Peppol-nettverket.
- Salgsdokument: de punktene fakturaen må ha — Formatet endrer ikke hva fakturaen må inneholde.
- Kreditnota — den eneste lovlige måten å angre en faktura — Hvorfor fakturaer ikke kan slettes, og hva kreditnotaen må vise til.
- EHF-faktura — kravet ved oppdrag for stat og kommune — Kravet om elektronisk faktura til det offentlige, og hva som må stemme for at den går inn.