Hjemmel og kilde
Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser; standarden EHF med tilhørende adresseregister.
Hvem kravet gjelder
Offentlige oppdragsgivere skal kreve elektronisk faktura i EHF-format ved anskaffelser, og leverandøren skal levere i det formatet. Kravet gjelder både store rammeavtaler og enkeltoppdrag, og det gjelder også når oppdraget kom som en telefon fra en driftsleder på en kommunal skole.
For en elektrikerbedrift som jobber for kommunen betyr det at fakturering ikke kan skje med samme oppsett som mot private kunder. Systemet må kunne sende EHF, og bedriften må være registrert i adresseregisteret som brukes til å rute fakturaen.
Referansen som avgjør alt
Den vanligste grunnen til at en EHF-faktura blir avvist eller blir liggende, er ikke formatet — det er referansen. Offentlige virksomheter krever som regel en bestillingsreferanse, et ressursnummer eller et navn på bestiller i et bestemt felt. Mangler det, finner ikke fakturaen frem til den som skal godkjenne den.
Avklar dette før du starter jobben, ikke når fakturaen kommer i retur. Spør hvem som er bestiller, hvilken referanse som skal stå og i hvilket felt. Skriv det inn i kundekortet, slik at det følger med neste gang.
- Bedriften registrert som mottaker og avsender i adresseregisteret.
- Riktig bestillingsreferanse i riktig felt.
- Kontaktperson hos oppdragsgiver som kan godkjenne.
- Vedlegg som følger med i selve EHF-forsendelsen.
Vedlegg og dokumentasjon
For håndverksfag er timelister, materiellister og bilder ofte en forutsetning for at fakturaen godkjennes. EHF støtter vedlegg, men vedlegg som sendes separat på e-post kommer sjelden frem til den som behandler fakturaen. Legg dokumentasjonen ved i selve forsendelsen.
Det gjelder også ved rammeavtaler med avtalte priser: avviket mellom avtalt pris og fakturert beløp er det oppdragsgiveren kontrollerer, og en spesifikasjon som viser regnestykket sparer deg for en runde med spørsmål.
Vanlige spørsmål
Kan vi sende PDF-faktura til kommunen hvis de sier det er greit?
Kravet følger av regelverket for offentlige anskaffelser, ikke av avtalen. En enkelt saksbehandler kan ikke frita deg, og i praksis vil fakturaen ofte bli avvist i mottakssystemet uansett hva som ble sagt.
Gjelder EHF-kravet også for private kunder?
Nei. Private og næringskunder kan motta faktura på andre måter, men mange større private aktører krever EHF likevel fordi det gjør behandlingen automatisk.
Les videre
- Salgsdokumentasjon — de punktene fakturaen må ha, uten unntak — EHF endrer formatet, ikke innholdskravene fakturaen må oppfylle.
- Purring — når gebyret er lovlig, og når det bare er en påminnelse — En avvist faktura forfaller aldri, og purring på den er bortkastet.
- EHF: elektronisk faktura til stat, fylke og kommune — Strukturert elektronisk faktura. Påkrevd ved salg til offentlige oppdragsgivere.
- Må jeg sende EHF-faktura? — Til det offentlige er elektronisk faktura et krav — ikke en preferanse hos kunden.