Hjemmel og kilde
Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser, og bokføringsforskriften § 5-1-1 om salgsdokumentets innhold som gjelder uansett format.
Trinn 1: bli synlig i mottakerregisteret
For å kunne sende og motta EHF må virksomheten din være registrert i ELMA, det felles mottakerregisteret, gjennom en aksesspunktleverandør. I praksis ordnes dette gjennom fakturasystemet eller regnskapsføreren din. Er du ikke synlig i registeret, finnes du ikke for det offentlige, og fakturaen kan bare sendes på papir eller e-post som mottakeren ikke er forpliktet til å behandle.
Trinn 2: få tak i referansen før du fakturerer
Den vanligste avvisningsgrunnen er manglende eller feil bestillerreferanse. Kommunen bruker et referansenummer eller en ressursnummerkode som skal ligge i et bestemt felt i EHF-fakturaen. Be om referansen når oppdraget bestilles, ikke når fakturaen skal sendes. Har du ikke referansen, finner ingen ut hvem hos kommunen som skal godkjenne fakturaen, og den blir liggende til noen purrer.
- Bestillerreferanse eller ressursnummer fra bestiller
- Eventuelt bestillingsnummer fra innkjøpssystemet
- Riktig organisasjonsnummer for den enheten som skal betale
- Kontaktperson med navn hos oppdragsgiver
Trinn 3: fyll formatet riktig
EHF er et strukturert format med tekniske valideringsregler, og en faktura som bryter reglene avvises maskinelt før et menneske ser den. Feil i organisasjonsnummer, mangelfull merverdiavgiftsinformasjon, negative linjer som ikke er tillatt, eller vedlegg i uegnet format er typiske stoppere. Feilmeldingen kommer tilbake gjennom aksesspunktet, og den må noen faktisk lese, ellers oppdager du problemet først når betalingen uteblir.
Trinn 4: bygg rutine for avviste fakturaer
Sett en fast ukentlig sjekk av avviste og ubehandlede EHF-fakturaer. En avvist faktura er ikke sendt, og forfallsdatoen løper ikke. Bedrifter som oppdager dette først i månedsavslutningen, har typisk to til fire uker forsinket innbetaling på hele det offentlige kundesegmentet, og det slår rett inn i likviditeten uten at noen har gjort noe galt i selve arbeidet.
Vanlige spørsmål
Må jeg bruke EHF mot private kunder også?
Nei, kravet gjelder offentlige oppdragsgivere. Mange større private byggherrer krever likevel EHF eller andre elektroniske formater i sine avtaler, og det er verdt å avklare før første faktura framfor etter at den er avvist.
Hvem har ansvaret hvis fakturaen stopper i aksesspunktet?
Du har ansvaret for at fakturaen kommer fram. Aksesspunktet er en teknisk formidler, ikke en garantist. Derfor må noen hos deg følge med på statusmeldingene, akkurat som noen følger med på om purringer er sendt.
Les videre
- Offentlig anbudskonkurranse: slik leverer du et tilbud som teller — Skal du selge til det offentlige, må både anbud og fakturering være på plass.
- Sluttfaktura: slik skriver du en som ikke blir bestridt — Innholdskravene til fakturaen gjelder også når formatet er EHF.
- Hva skjer når eltilsynet kommer på tilsyn? — De kontrollerer systemet: registrering, kvalifikasjoner, internkontroll og anleggsdokumentasjon.
- Ubetalt faktura: slik driver du inn kravet steg for steg — Trappen fra forfall til tvangsgrunnlag, med fristene som gjelder underveis.