Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-1-1 om salgsdokumentets innhold, bokføringsloven § 10, og håndverkertjenesteloven § 36 om spesifisert regning.
Minstekravene til salgsdokumentet
Bokføringsforskriften § 5-1-1 krever blant annet nummer og dato, partenes navn og adresse, selgerens organisasjonsnummer med bokstavene MVA når foretaket er registrert, en beskrivelse av ytelsens art og omfang, tidspunkt og sted for levering, vederlag, merverdiavgiftsbeløp og forfallsdato. Mangler noe av dette, er ikke bare regnskapet ditt i ulage, kunden har også en formell innvending å bruke som grunn til å vente.
Spesifiser slik at kunden kjenner igjen jobben
Skriv linjene slik at kunden ser sin egen jobb, ikke din interne struktur. Montering av seksten downlights i stue og kjøkken sier mer enn en samlelinje som heter elektrikerarbeid. Ved regningsarbeid skal kunden kunne se hvilke dager det ble arbeidet, hvor mange timer, og hvilket materiell som er brukt. Håndverkertjenesteloven § 36 gir forbrukeren rett til spesifisert regning, og den retten brukes stort sett bare når fakturaen er uklar.
De fem formuleringene som utløser innsigelser
Diverse materiell, uforutsett arbeid, tillegg, ekstra kjøring og administrasjon er ordene kunder ringer om. Alle fem betyr noe konkret for deg og ingenting for kunden. Bytt dem ut med det som faktisk skjedde: skjøtemateriell til to kurser, retting av jordfeil i kjellerkurs bestilt 14. mai, og kjøring til reservedel etter avtale. Da flyttes samtalen fra mistanke til fakta.
Fakturer raskt, og fakturer ferdig
Sannsynligheten for innsigelse stiger med tiden mellom utført arbeid og faktura. Etter to måneder husker ingen hva som ble avtalt på stedet. Fakturer så snart jobben er sluttkontrollert og dokumentert, og gjør det i én sluttfaktura framfor tre etterslep. En kunde som får tre småfakturaer for samme oppdrag, opplever det som rot uansett hvor riktig hver av dem er.
Vanlige spørsmål
Hvor lang betalingsfrist bør jeg sette?
Fristen er avtalefrihet, og fjorten dager er vanlig for privatkunder. Ved næringskunder er lengre frister utbredt, men de finansierer kundens drift med dine penger. Sett fristen i tilbudet, ikke først på fakturaen, så er den avtalt og ikke ensidig påstått.
Kan jeg fakturere før jobben er ferdig?
Ja, ved avtalt akontofakturering eller etter fremdrift. For bygge- og anleggsarbeid finnes egne regler om når salgsdokument skal utstedes, og de er verdt å kjenne når prosjektene går over flere måneder.
Les videre
- Akontofakturering: slik holder du likviditeten oppe på lange jobber — Lange jobber skal faktureres underveis, etter egne regler.
- Ubetalt faktura: slik driver du inn kravet steg for steg — Neste steg når fakturaen er riktig og likevel ikke betales.
- Slik skriver du et tilbud som blir akseptert — Oppbygging av et tilbud som både selger jobben og tåler en diskusjon etterpå.
- Hva må stå på en faktura? — Ni innholdskrav i bokføringsforskriften — oversatt til det du faktisk skriver på regningen.
- Sluttoppgjør etter NS-standardene — Siste sjanse til å ta med alt du har krav på — og byggherrens siste sjanse til å protestere.
- Fra befaring til betalt faktura: hele flyten steg for steg — Hele kjeden fra befaring til innbetaling, med papiret som må følge hvert ledd.
- EHF-faktura til kommunen: slik kommer du i gang — ELMA-registrering, formatet, og de tre feltene som får kommunefakturaer avvist.
- Bestridt faktura: slik håndterer du innsigelsen — Skill reell innsigelse fra unnvikelse, dokumentér, og velg riktig løp.