Hjemmel og kilde
Kjøpsloven om levering og mangler i næringskjøp, bokføringsloven § 13 om oppbevaring av regnskapsmateriale, og avtaleloven om oppsigelse og avslutning av løpende avtaler.
Sjekk hva du faktisk bytter fra
Hent innkjøpshistorikk for tolv måneder fra dagens leverandør før du sier opp noe. Den er ditt eget datagrunnlag, og den er langt vanskeligere å få tak i etter at kontoen er avsluttet.
Gå deretter gjennom det som ikke er pris: leveringsordninger som fungerer, henteavtaler, teknisk støtte, opplæring og relasjoner. Bytter du på grunn av pris alene, kan det hende du gir bort noe som var verdt mer. Regn i timer, ikke bare i prosent.
Artikkelregisteret må kobles om
Fagsystemets artikkelregister er som regel bygget rundt en leverandørs artikkelnumre og priser. Ved bytte må registeret oppdateres, og det er den delen som tar mest tid.
EL-nummeret er nøkkelen. Artikler i elektrobransjen identifiseres med EL-nummer i det felles vareregisteret, og det gjør det mulig å koble samme vare på tvers av leverandører. Be den nye grossisten om en prisfil på EL-nummer, og la fagsystemet gjøre koblingen. Manuell oppdatering av flere tusen artikler er ikke gjennomførbart.
- Be om prisfil koblet på EL-nummer
- Kontroller de mest brukte artiklene manuelt etterpå
- Oppdater faste pakker og standardjobber
- Sjekk at påslag og varegrupper fortsatt stemmer
Avslutt ryddig hos den gamle
Fire ting må avklares før kontoen stenges. Restordre: hva er bestilt og ikke levert, og skal det leveres eller kanselleres. Returer: hva ligger igjen som kan returneres, og hva er fristen. Utestående faktura og eventuelle kreditnotaer. Og prosjektpriser på jobber som fortsatt pågår.
Det siste er viktig: en jobb som er kalkulert med prosjektpris hos den gamle grossisten, blir dyrere hvis resten kjøpes hos den nye til ordinær pris. Fullfør pågående prosjekter på den gamle avtalen, og la byttet gjelde nye jobber.
Kjør parallelt en periode
Hold begge kontoene åpne i noen uker. Da kan montørene hente der det er praktisk mens systemet og rutinene settes, og du unngår at en manglende vare stopper en jobb fordi den nye leverandøren ikke har det på lager i din region.
Bruk perioden til å sammenligne i praksis: leveringspresisjon, hva de faktisk har på lager, hvor lang tid henting tar, og om prisene stemmer med det som ble avtalt. Det er først her du får vite om byttet var riktig, og det er billigere å oppdage det mens begge dørene står åpne.
Kontroller de første fakturaene nøye
De første tre til fire fakturaene fra en ny leverandør er der avvikene dukker opp: priser som ikke er lagt inn, rabatter som ikke er aktivert, feil leveringsgebyr, eller artikler som er byttet til en dyrere variant.
Gå gjennom dem linje for linje mot avtalen. Det er kjedelig arbeid en gang, og det er den eneste måten å oppdage at avtalen du forhandlet ikke er den som er lagt inn i systemet deres. Etter at rutinen er satt, holder stikkprøver hvert kvartal.
Vanlige spørsmål
Hvor lang tid tar et grossistbytte?
Selve kontoopprettelsen tar dager, mens artikkelregister, rutiner og priskontroll tar uker. Regn med at det tar et par måneder før alt er på plass og ingen lurer på hva ting koster.
Mister vi innkjøpshistorikken?
Historikken i eget fagsystem beholder dere. Grossistens portal mister dere tilgang til når kontoen stenges, så last ned det dere trenger før avslutning. Regnskapsmaterialet skal uansett oppbevares i fem år.
Kan vi ha to grossister permanent?
Ja, og mange gjør det. Det gir forhandlingskraft og redusert sårbarhet, mot noe lavere volumrabatt og litt mer administrasjon. Fordelingen bør være bevisst, ikke tilfeldig.
Les videre
- Forhandle med grossist: forberedelsen som avgjør hva du får — Forhandlingen som gjerne kommer før eller i stedet for et bytte.
- Artikkelregister: slik setter du det opp så prisene stemmer — Artikkelregisteret er den delen av byttet som tar mest tid.
- Returnere materiell: slik gjør du det uten å tape kreditten — Returrettighetene må brukes opp før den gamle kontoen stenges.
- EFO-basen: bransjens felles varedatabase — EL-nummeret i det felles vareregisteret er nøkkelen ved leverandørbytte.