Hjemmel og kilde
Avtaleloven om inngåelse av avtaler, kjøpsloven om leveringstid og mangler i næringskjøp, og bokføringsloven § 4 om at bonus og rabatter skal periodiseres riktig.
Skaff tallene først
Be grossisten om en uttrekk av alt du har kjøpt de siste tolv månedene, med artikkelnummer, antall og pris. Sorter det på varegruppe og finn ut hvor pengene faktisk går. For de fleste elektrikerbedrifter er det færre varegrupper enn man tror som står for mesteparten av innkjøpet.
Deretter ser du på hvilke av disse gruppene du har en reell alternativ leverandør på. Det er der forhandlingsrommet er. Å be om bedre pris på en vare bare én grossist fører, er en samtale uten trykk.
Nettopris slår rabattprosent
Rabattprosenten er meningsløs uten å vite hva den regnes av. To grossister kan tilby ulik rabatt på ulike bruttolister og ende på samme sted, eller på steder som er langt fra hverandre.
Be derfor om nettopriser på en konkret kurv av de tjue artiklene du kjøper mest av, med artikkelnummer. Da kan du sammenligne to tilbud direkte. Dette er også den eneste måten å oppdage at en økt rabattprosent er kombinert med en oppjustert bruttoliste, slik at nettoprisen står stille eller stiger.
- Be om nettopris på dine tjue mest kjøpte artikler
- Sammenlign på artikkelnummer, ikke på prosent
- Kontroller om bruttolisten er endret samtidig
Det som er forhandlingsbart utover pris
Kredittid og kredittgrense, som er ren likviditet. Leveringsbetingelser: levering til byggeplass, tidspunkt for morgenlevering, og henteordning utenom åpningstid. Returrett på ubrukt materiell, med frist og vilkår. Prosjektpriser på konkrete jobber. Og tilgang til teknisk støtte og opplæring.
For mange bedrifter er levering direkte til byggeplass verdt mer enn et par prosent i rabatt, fordi det fjerner hentekjøring. Regn på hva en henteturmed bil og montør koster, og bruk det tallet i forhandlingen i stedet for å be om rabatt.
Prosjektpriser og hvordan de brukes
På større jobber kan grossisten gi egne priser mot at du oppgir prosjektet. Det er ofte her de virkelige forskjellene ligger, langt mer enn i den generelle avtalen.
Rutinen som må på plass er at prosjektprisen faktisk brukes ved bestilling, og at den kontrolleres på faktura. Den vanligste lekkasjen i en elektrikerbedrift er at prosjektprisen er avtalt, men at montøren bestiller på vanlig konto fordi det går fortere. Da har du forhandlet fram en pris du ikke får.
To grossister eller én
Én leverandør gir høyest volum og dermed best betingelser, enklere administrasjon og bedre oppfølging. To leverandører gir forhandlingskraft, redusert sårbarhet ved leveringsproblemer, og en reell mulighet til å sammenligne.
En vanlig løsning er en hovedleverandør med det meste av volumet, og en sekundær som brukes nok til at kontoen er aktiv og prisene oppdaterte. Det gir deg et reelt alternativ uten å miste volumfordelen. Ren enleverandørstrategi bør bare velges hvis betingelsene er merkbart bedre enn alternativet.
Følg opp avtalen etterpå
En avtale som ikke kontrolleres, forvitrer. Priser oppdateres, artikler byttes ut, og avtalte betingelser gjelder plutselig ikke den nye varianten av samme produkt.
Sett en fast kontroll hvert kvartal: ta ti artikler fra avtalen, sjekk hva dere faktisk har betalt, og sammenlign. Ta avvikene med selgeren samlet i stedet for enkeltvis. Sett også en dato for reforhandling i kalenderen, gjerne noen måneder før avtalen løper ut, slik at du ikke forhandler under tidspress.
Vanlige spørsmål
Hvor stort volum må vi ha for å forhandle?
Alle kan forhandle, men rommet vokser med volum og forutsigbarhet. En liten bedrift som kan love å samle innkjøpet hos én leverandør, har mer å tilby enn en større som sprer det på tre.
Bør vi be om årsbonus?
Bonus er hyggelig, men den kommer i etterkant og påvirker ikke kalkylen din på den enkelte jobb. Foretrekk lavere nettopris framfor bonus hvis du får velge, og husk at bonus skal periodiseres riktig i regnskapet.
Kan vi kreve returrett på alt vi ikke bruker?
Returrett følger av avtalen, ikke av loven, og er normalt begrenset i tid og til lagerførte standardvarer i original emballasje. Skaffevarer og kappet kabel tas som regel ikke i retur.
Hva om vi oppdager at vi har betalt for mye?
Ta det opp samlet med dokumentasjon på artikkelnivå. Grossister retter som regel opp avvik mot avtalt pris, men de gjør det ikke av seg selv, og de går sjelden langt tilbake i tid.
Les videre
- Bestille fra grossist: rutinen som fjerner ekstraturene — Bestillingsrutinen avgjør om de forhandlede prisene faktisk brukes.
- Innkjøpsrabatt og bonus: kontrollen som gjør at du faktisk får dem — Kontrollen som sikrer at avtalen fortsatt gjelder i praksis.
- Bytte grossist: rekkefølgen som hindrer at det blir dyrt — Et reelt alternativ er det som gir deg forhandlingskraft.
- Grossistrabatt: der materiellmarginen faktisk avgjøres — Begrepene rabatt, nettopris og bruttoliste kort forklart.