Hjemmel og kilde
Bokføringsloven §§ 4 og 5 om grunnleggende prinsipper og spesifikasjoner, regnskapsloven om periodisering av inntekter og kostnader, og merverdiavgiftsloven om behandling av kreditnota ved etterfølgende rabatt.
Kontroller at avtalt pris faktisk brukes
Ta ti artikler fra avtalen hvert kvartal og sammenlign avtalt nettopris med det som faktisk står på fakturaene. Velg artikler dere kjøper mye av, og bytt utvalget hver gang.
Avvik skyldes som regel at prisen ikke er lagt inn i leverandørens system, at den er lagt inn på feil kundenummer, eller at artikkelen er erstattet av en ny variant som ikke er omfattet av avtalen. Alle tre lar seg rette, men bare hvis noen oppdager dem.
Bestilling på riktig konto og prosjekt
Har dere prosjektpriser, må bestillingen merkes med prosjektet for at prisen skal slå inn. En montør som ringer inn en hastebestilling uten å oppgi prosjektnummer, får ordinær pris.
Rutinen som virker: prosjektnummer er obligatorisk felt ved bestilling, og den som mottar varen kontrollerer følgeseddelen mot bestillingen. Det tar et halvt minutt og fanger både feil pris og feil vare. Uten mottakskontroll oppdages avviket først når fakturaen kommer, og da er varen montert.
- Prosjektnummer obligatorisk ved bestilling
- Mottakskontroll mot bestilling ved levering
- Faktura kontrolleres mot følgeseddel, ikke omvendt
Bonus skal periodiseres
Årsbonus fra leverandør opptjenes gjennom året, men utbetales eller krediteres etter årsslutt. Regnskapsmessig skal inntekten høre til den perioden den er opptjent i, ikke den måneden pengene kommer.
Det betyr at bonusen bør estimeres og periodiseres løpende, eller minst avsettes ved årsslutt. Gjøres det ikke, får dere et år med for høy varekostnad og et påfølgende år med en engangsinntekt som ikke hører hjemme der. Snakk med regnskapsfører om hvordan dette skal bokføres hos dere.
Rabatten må nå fram til kalkylen
En rabatt som ikke er lagt inn i artikkelregisteret, påvirker regnskapet, men ikke tilbudene dere gir. Da kalkulerer dere med en høyere materiellkostnad enn dere har, og enten taper dere jobber på pris eller tjener mer enn dere trodde uten å vite hvorfor.
Oppdater derfor kostprisene i fagsystemet når avtalen endres, ikke bare når regnskapsføreren spør. Bestem samtidig hvordan rabatten skal håndteres mot kunden: beholdes som margin, gis videre som lavere pris, eller brukes som forhandlingsrom på større jobber. Alle tre er legitime, men det bør være en beslutning.
Bonus som skjuler dyre priser
En leverandør kan tilby høy årsbonus og samtidig ligge høyt på nettopris. Regnestykket ser bra ut når bonusen kommer i februar, men i mellomtiden har dere kalkulert med for høy materiellkostnad hele året og bundet mer likviditet enn nødvendig.
Sammenlign derfor alltid på nettopris etter alle rabatter, og behandle bonus som en ekstra faktor du kontrollerer for. En tommelfingerregel: én krone lavere nettopris i dag er verdt mer enn én krone i bonus om fjorten måneder, både fordi den påvirker kalkylen og fordi den påvirker likviditeten.
Vanlige spørsmål
Hvor ofte bør vi kontrollere prisene?
Ti artikler hvert kvartal er nok til å oppdage systematiske avvik. Gjør en større gjennomgang en gang i året, gjerne i forbindelse med reforhandling av avtalen.
Hvordan bokføres en bonus vi mottar som kreditnota?
Som en reduksjon av varekostnaden i den perioden den er opptjent, med korrekt behandling av merverdiavgiften. Ta oppsettet med regnskapsfører én gang, så går resten av seg selv.
Skal rabatten gis videre til kunden?
Det er en strategisk beslutning, ikke en regel. Poenget er at den tas bevisst. En rabatt som forsvinner i systemet uten at noen vet om den, gir verken bedre margin eller bedre konkurransekraft.
Hva gjør vi hvis leverandøren ikke retter avviket?
Dokumentér avvikene på artikkelnivå over en periode og ta dem samlet til selgeren, ikke som enkeltsaker. Skjer det ikke noe, er det et konkret argument i neste forhandling og eventuelt en grunn til å bytte.
Les videre
- Forhandle med grossist: forberedelsen som avgjør hva du får — Avtalen som skal kontrolleres, og hvordan den bør bygges opp.
- Slik regner du påslag på materiell uten å tape på det — Riktig kostpris er forutsetningen for at påslaget gir riktig pris.
- Rabattmatrise: én sats per varegruppe, ikke én for alt — Hvordan rabattstrukturen mot leverandør normalt er bygget opp.
- Innkjøpsrabatt og nettopris: kjederabatter multipliseres — Regner om rabattstrukturen til den nettoprisen du faktisk betaler.