Hjemmel og kilde
Bokføringsloven §§ 13 og 14 om oppbevaring og sikring av regnskapsmateriale, og personopplysningsloven med GDPR artikkel 5 om lagringsbegrensning.
Start med oppbevaringsplikten
Regnskapsmateriale skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt etter bokføringsloven § 13, og det gjelder uavhengig av hvilket system du bruker. Fakturaer, timelister og bilag må derfor være tilgjengelige i lesbar form i hele perioden, enten i det nye systemet eller i et arkiv du kontrollerer. Anleggsdokumentasjonen har i praksis lengre levetid enn dette, fordi den følger anlegget og etterspørres ved eierskifte og tilsyn.
Hva du faktisk må ha med
Kunder med kontaktinformasjon og historikk, anlegg og installasjoner med dokumentasjon, åpne tilbud og pågående jobber, utestående fakturaer, serviceavtaler med intervaller, og artikkelregister med avtalepriser. Alt annet er nice to have. Lag listen først, og be leverandøren av det gamle systemet om et fullstendig uttrekk i et åpent format tidlig, mens du fortsatt er en betalende kunde med forhandlingskraft.
- Kunder, kontakter og adresser
- Anlegg med dokumentasjon og samsvarserklæringer
- Åpne tilbud, pågående jobber og ordrereserve
- Utestående fakturaer og reskontro
- Serviceavtaler med intervaller og historikk
- Artikkelregister med avtalepriser
Migrer i riktig rekkefølge
Grunndata først: kunder, artikler, ansatte. Deretter åpne poster: tilbud, jobber, utestående fakturaer. Historikk sist, fordi den ikke stopper driften hvis den kommer en uke senere. Test på et utvalg før full import, og kontroller totaler mot det gamle systemet: antall kunder, sum utestående, antall åpne jobber. Går tallene ikke opp, er det bedre å finne det på et testkjør enn to måneder etter overgangen.
Hold dobbeltdriften kort
Sett en dato der nye jobber bare opprettes i det nye systemet, og la det gamle stå åpent kun for lesing og for å ferdigstille pågående saker. Lang dobbeltdrift betyr at ingen stoler på noen av systemene, og at data havner begge steder eller ingen. Planlegg overgangen til en rolig periode, og sørg for at noen har ansvaret for å svare på spørsmål de to første ukene, ellers finner folk sine egne løsninger.
Vanlige spørsmål
Kan vi si opp det gamle systemet med en gang?
Ikke før du har verifisert at alt du er pliktig til å oppbevare, faktisk finnes i lesbar form utenfor det systemet. Be om et fullstendig uttrekk og kontroller det før oppsigelsen trer i kraft, ikke etter at tilgangen er stengt.
Hvor lang tid tar et systembytte?
For en liten bedrift går det normalt på uker når dataene er ryddet på forhånd. Det som tar tid er ikke importen, men opprydding i kundelister og artikkelregister, og opplæringen av dem som skal bruke systemet daglig.
Les videre
- Eksportere data fra gammelt system: slik får du ut alt — Uttrekket fra det gamle systemet er første praktiske steg.
- Rydde kundelista: slik gjør du den klar for import — Rydding før import er det som avgjør kvaliteten etterpå.
- Anleggets dokumentasjonsmappe: hva skal ligge der? — Alt som gjør anlegget forståelig uten å ringe deg — ordnet slik at det kan finnes.
- Mva-melding steg for steg: slik leverer du uten feil — Terminer, frister og de fem avstemmingene du gjør før innsending.
- Importere kunder og jobber: slik gjør du det kontrollert — Testimport, kontrolltall, åpne poster og en angrevei før du går videre.