Hjemmel og kilde
Personopplysningsloven med GDPR artikkel 20 om dataportabilitet for personopplysninger, og bokføringsloven § 13 om oppbevaring av regnskapsmateriale.
Be om uttrekk skriftlig og spesifikt
Send en skriftlig bestilling som lister hvilke datasett du vil ha: kunder, kontakter, anlegg, jobber, tilbud, fakturaer, timelister, artikler, serviceavtaler og dokumenter. Be om et maskinlesbart format, og be om at dokumenter og vedlegg leveres som filer med en oversiktsfil som knytter dem til kunde og jobb. En generell forespørsel om en eksport gir gjerne et regneark med kundenavn og ingenting annet.
Formatene som faktisk lar seg bruke
Kommaseparerte filer eller regneark fungerer for tabelldata som kunder, artikler og fakturalinjer. Dokumenter og bilder skal leveres som ekte filer, ikke som lange tekststrenger inne i et regneark. Be om et eksempel på uttrekket før hele leveransen, og åpne det. Det er langt billigere å oppdage at vedleggene ligger som kodet tekst i en kolonne før du har sagt opp avtalen enn etterpå.
Kontroller det du får
Tell radene og sammenlign med tallene i det gamle systemet: antall kunder, antall fakturaer siste år, sum utestående. Åpne tilfeldige vedlegg og se at de faktisk er lesbare. Sjekk at norske tegn ikke er ødelagt, at datoformatene er entydige, og at telefonnumre og organisasjonsnumre ikke har mistet innledende nuller. De fire feilene går igjen i nesten alle uttrekk og er trivielle å rette før import og vonde etterpå.
- Antall rader mot tall fra det gamle systemet
- Vedlegg åpnes og er lesbare
- Norske tegn er intakte
- Datoformat er entydig
- Ledende nuller i numre er bevart
Når leverandøren ikke vil
Personopplysninger er omfattet av retten til dataportabilitet i personvernregelverket, og regnskapsmateriale er du selv pliktig til å kunne fremlegge. Vis til avtalen, til oppbevaringsplikten og til at dere fortsatt er kunde. Får du fortsatt ikke uttrekk, må du planlegge for å beholde lesetilgang eller ta ut informasjonen manuelt for det viktigste, og da bør den jobben starte lenge før oppsigelsesdatoen.
Vanlige spørsmål
Kan leverandøren ta betalt for eksporten?
Mange gjør det, og det kan være avtalt i vilkårene. Sjekk avtalen før du bestiller, og be om pris på forhånd. Kostnaden er nesten alltid lav sammenlignet med å måtte punche inn kunder og anlegg manuelt.
Hva med data vi er pliktig å oppbevare i fem år?
Sørg for at regnskapsmaterialet finnes i lesbar form uavhengig av systemet, enten importert i det nye eller lagret som et arkiv du kontrollerer. Du kan ikke oppfylle oppbevaringsplikten ved å vise til et system du ikke lenger har tilgang til.
Les videre
- Bytte fagsystem: slik gjør du det uten å miste historikken — Uttrekket er ett steg i en større overgangsplan.
- Importere kunder og jobber: slik gjør du det kontrollert — Neste steg er å få dataene inn i det nye systemet riktig.
- Internkontroll fra null: slik bygger du et system som brukes — De åtte kravene, hvilke som må være skriftlige, og rekkefølgen som virker.
- GDPR i elektrikerbedriften: slik gjør du det håndterbart — Hvilke opplysninger dere behandler, grunnlaget, lagringstiden og avviksplikten.