Hjemmel og kilde
Internkontrollforskriften § 5 om innhold og dokumentasjon, og el-tilsynsloven om tilsyn med virksomheter.
Metoden: verifisering mot virkeligheten
Revisjonen starter gjerne med at dere sender inn dokumentasjon. Deretter kommer samtaler: med daglig leder, med faglig ansvarlig, og med montører. Poenget er å se om beskrivelsen stemmer med praksis.
Det er derfor det er lite å hente på å skrive et vakkert system som ingen bruker. Spørsmålet som avgjør er hva montøren svarer når han blir spurt hvordan han melder et avvik, eller hvordan han vet hvilken utgave av rutinen som gjelder.
Det som oftest avdekkes
Funnene i systemrevisjoner ligner hverandre på tvers av bransjer. Rutiner som er skrevet av noen andre og aldri tilpasset. Avvikssystem som brukes av to personer. Opplæring som er gjennomført, men ikke dokumentert. Sluttkontroll som gjøres, men ikke skrives ned.
Det gjennomgående er at arbeidet ofte er bedre enn dokumentasjonen. Det hjelper ikke i en revisjon, og det hjelper heller ikke i en ansvarssak — og det er grunnen til at systemet må ligge der arbeidet skjer, ikke ved siden av.
- Rutiner som ikke er tilpasset egen virksomhet.
- Avvik som meldes muntlig og aldri registreres.
- Opplæring uten dokumentasjon på hvem og når.
- Manglende gjennomgang av om systemet faktisk virker.
Forberedelsen som faktisk hjelper
Gjør en intern gjennomgang før revisjonen: velg fem tilfeldige jobber fra det siste året og se om dere finner erklæring, sluttkontroll og eventuell melding. Spør to montører hvordan de melder avvik. Sjekk at alle har gyldig sikkerhetsopplæring registrert.
Denne øvelsen tar en halv dag og gir en ærlig status. Finner dere hull, er det bedre å lukke dem selv og kunne vise en egen gjennomgang med tiltak, enn å bli presentert for dem av en revisor.
Vanlige spørsmål
Hvor lang tid tar en revisjon?
Det varierer med størrelsen på virksomheten og omfanget som er varslet. Forberedelsen tar som regel mer tid enn selve gjennomgangen.
Kan avvik i revisjonen ramme registreringen vår?
Alvorlige og gjentatte brudd kan få konsekvenser for retten til å drive virksomheten. Vanlige funn følges opp med krav om retting og dokumentasjon.
Hvem bør delta fra oss?
Daglig leder og faglig ansvarlig som et minimum, og gjerne den som har ansvar for internkontrollen i praksis. Montører blir ofte intervjuet uansett.
Les videre
- Internkontrollsystem: krav og innhold for elektrobedriften — Innholdet i systemet som revideres.
- Sluttkontroll og internkontroll: hva er forskjellen? — Hvorfor systemet og anleggskontrollen er to ulike ting.
- Fallsikringsutstyr — selen redder deg bare hvis alt det andre stemmer — Systemet som må stemme i alle ledd, årskontrollen, og planen for å få folk ned.
- Årlig gjennomgang av internkontrollen: agenda som virker — Agenda, tall og spørsmål for den årlige gjennomgangen av HMS-systemet.
- DLE-tilsyn: hva skjer, steg for steg? — Varsel, gjennomgang, rapport med avvik, frist for retting — og lukking.