Hjemmel og kilde
Lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser, med kunngjøring i Doffin. For private konkurranser gjelder alminnelig avtalerett og konkurransegrunnlaget.
Formalitetene som avviser tilbud
I offentlige anskaffelser er oppdragsgiver forpliktet til å behandle alle tilbydere likt, og det gir lite rom for å reparere feil i etterkant. Manglende dokumentasjon, tilbud levert etter fristen, forbehold som ikke er tillatt, eller manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav fører til avvisning.
Det betyr at arbeidet med et anbud starter med kravene, ikke med prisen. Gå gjennom kvalifikasjonskrav, dokumentasjonskrav og leveringsform først, og bekreft at bedriften faktisk kan oppfylle dem, før det brukes tid på kalkylen.
Forbehold og avvik
Et forbehold er en endring av vilkårene i konkurransegrunnlaget. Vesentlige forbehold fører til avvisning, og selv mindre forbehold kan gjøre tilbudet vanskelig å sammenligne. Er noe i grunnlaget uklart, er riktig framgangsmåte å stille spørsmål i den formen konkurransen anviser, innen spørsmålsfristen.
Det gjelder også prisrisiko. Er leveringstiden lang og materiellprisene volatile, er det bedre å be om en reguleringsmekanisme gjennom spørsmålsrunden enn å ta et ensidig forbehold i tilbudet. Det første kan gi en endring for alle; det andre kan gi avvisning.
- Les kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav før du regner pris.
- Bruk spørsmålsfristen framfor å ta forbehold i tilbudet.
- Sjekk hvilken kontraktsstandard som gjelder, og hva den innebærer.
Å regne på om anbudet er verdt det
Anbudsarbeid koster timer som ikke kan faktureres. En bedrift som regner på alt, bruker en betydelig del av kapasiteten på tilbud den ikke vinner. Derfor bør bedriften vite sin egen treffprosent per oppdragstype og per oppdragsgiver.
Er treffprosenten lav på en bestemt type konkurranser, er det som regel fordi bedriften konkurrerer mot aktører med en annen kostnadsstruktur. Da er svaret å velge bort den typen framfor å presse prisen. Tid brukt på tilbud du faktisk kan vinne, er den beste investeringen i en anbudsstrategi.
Vanlige spørsmål
Kan vi trekke et anbud etter innlevering?
Et anbud er som utgangspunkt bindende i vedståelsesfristen. Adgangen til å trekke eller korrigere er svært begrenset i offentlige anskaffelser. Åpenbare regnefeil kan i noen tilfeller rettes, men det er unntaket og ikke noe man kan planlegge for.
Hvor finner vi offentlige konkurranser?
Kunngjøringspliktige konkurranser publiseres i Doffin, den norske databasen for offentlige innkjøp. Konkurranser over EØS-terskelverdiene kunngjøres i tillegg i den europeiske databasen.
Les videre
- Rammeavtale: vilkår først, oppdrag senere — Mange offentlige konkurranser gjelder nettopp rammeavtaler.
- Fastpris: hva bedriften faktisk påtar seg — Anbud leveres oftest som bindende fastpris med forutsetninger.
- Dagmulkt ved forsinkelse: mekanismen og forsvaret — Kontraktsstandarden i konkurransen bestemmer dagmulktrisikoen.
- Hva er bindende — et tilbud eller et overslag? — Tilbud binder til beløpet, overslag til en grense. Ordbruken avgjør hvilken regel som gjelder.
- Sentral godkjenning av foretak — Frivillig kvalifikasjonsbevis i byggesakssystemet — ofte etterspurt, sjelden påkrevd for elektro.