Hjemmel og kilde
Bokføringsloven §§ 4, 5, 7 og 13 om prinsipper, spesifikasjoner, ajourhold og oppbevaring, bokføringsforskriften om dokumentasjon og elektronisk tilgjengelighet, og regnskapsførerloven om oppdrag.
Hva som er lett å overta
Fakturering, purring, registrering av leverandørfakturaer, betaling, og daglig kontering av bilag er oppgaver som lar seg overta uten spesialkompetanse, forutsatt at kontoplanen er satt opp og rutinene er beskrevet.
Mest verdi ligger i at bilagene konteres når de kommer, ikke tre måneder senere. Det gir deg tall som er ajour, og det gjør at avvik oppdages mens de fortsatt kan forklares. En leverandørfaktura på et ukjent beløp er lett å oppklare i mars og umulig i november.
Hva som bør bli hos regnskapsfører
Årsoppgjør med avskrivninger, periodiseringer og skattemessige vurderinger. Vurdering av uferdige arbeider ved årsskiftet. Lønn, hvis dere ikke har noen som kan reglene godt. Og en periodisk kvalitetskontroll av det dere fører selv.
Det siste er det billigste kjøpet i hele oppsettet: en gjennomgang hvert kvartal der regnskapsfører ser over konteringen og avstemmingene. Det fanger systematiske feil før de gjentas tolv ganger, og det koster brøkdelen av å rydde opp i etterkant.
- Årsoppgjør, avskrivninger og skattemessige vurderinger
- Vurdering av uferdige arbeider ved årsskiftet
- Lønn og a-melding, med mindre dere har kompetansen
- Kvartalsvis kvalitetskontroll av egen føring
Kravene bokføringsloven stiller
Bokføringen skal være ajour i tråd med ajourholdskravet i bokføringsloven § 7, den skal kunne spesifiseres slik § 5 krever, og dokumentasjonen skal oppfylle kravene i bokføringsforskriften. Regnskapsmaterialet skal oppbevares i fem år etter § 13.
Dette er ikke tyngre enn det høres ut når systemet er satt opp riktig, men det forutsetter at systemet faktisk er et regnskapssystem og ikke et regneark. Et regneark oppfyller ikke kravene til sporbarhet og endringslogg, og det er den vanligste feilen når en bedrift tar bokføringen inn selv.
Kravet om standardisert regnskapsdata
Bokføringspliktige skal kunne levere regnskapsdata i et standardisert format på forespørsel fra Skatteetaten. Unntaket for de aller minste forutsetter at opplysningene ikke er elektronisk tilgjengelige, og treffer derfor svært få som fører elektronisk.
I praksis betyr det at systemet dere velger må kunne produsere en slik fil. Alle etablerte norske regnskapssystemer gjør det, men et hjemmesnekret oppsett gjør det ikke. Sjekk dette før dere bestemmer dere, ikke når forespørselen kommer.
Regn på om det lønner seg
Sett opp hva regnskapsføringen koster i dag, og hva den vil koste etter omleggingen: gjenværende honorar, systemkostnad, og timer hos den som skal føre. Er det eieren som skal føre, regn med bedriftens dekningsbidrag per time, ikke med null.
Mange oppdager da at gevinsten ikke er kostnadsbesparelse, men styringsinformasjon. Det er en gyldig grunn, men den bør sies høyt. Er målet bare å spare penger og eieren skal føre selv på kveldstid, er regnestykket sjelden så godt som det ser ut.
Hvem som skal gjøre det
Den vanligste feilen er at eieren tar det selv i tillegg til alt annet. Da blir bokføringen det som utsettes når det er travelt, og da er man tilbake til å levere en pose bilag, bare med et internt system i mellom.
Er bedriften stor nok til å ha kontorstøtte, er bokføring en naturlig del av den rollen. Er den ikke det, er det bedre å beholde regnskapsfører og heller investere i god bilagsflyt. Beslutningen bør derfor henge sammen med bemanningen på kontoret, ikke bare med prisen på regnskapstjenesten.
Vanlige spørsmål
Kan vi føre regnskapet i et regneark?
I praksis nei. Kravene til sporbarhet, spesifikasjoner og dokumentasjon lar seg vanskelig oppfylle i et regneark, og det kan heller ikke produsere de standardiserte uttrekkene Skatteetaten kan be om.
Må den som fører regnskapet ha autorisasjon?
Autorisasjonskravet gjelder den som fører regnskap for andre som næringsvirksomhet. En ansatt som fører bedriftens eget regnskap, trenger ikke autorisasjon, men trenger kompetanse.
Hva med lønn og a-melding?
Lønn har korte frister og mange regler, og en feil rammer den ansatte direkte. For de fleste mindre bedrifter er dette den siste delen som bør tas inn, om den tas inn i det hele tatt.
Blir årsoppgjøret billigere når vi fører selv?
Som regel ja, fordi grunnlaget er ryddig og ajour. Men bare hvis føringen faktisk er riktig. Et årsoppgjør som starter med å rette tolv måneders feilkontering, blir dyrere enn før.
Les videre
- Kontoplan for elektrikerbedriften: bygget for å styre etter — Kontoplanen må være riktig satt opp før dere fører selv.
- Avstemme regnskapet hver måned: fem kontroller som tar en time — Avstemmingen er det som avgjør om egen føring holder mål.
- Koble til regnskapssystem: slik unngår du doble bilag — Integrasjonen mot fagsystemet avgjør hvor mye manuelt arbeid som gjenstår.
- Bokføringsplikt — hva plikten faktisk innebærer i det daglige — Kravene som gjelder uansett hvem som fører regnskapet.
- Bytte regnskapsfører: timing, overlevering og frister som ikke må ryke — Velg tidspunkt ved årsskiftet, avtal overleveringen skriftlig, og fordel fristene i overgangen.