Hjemmel og kilde
Regnskapsførerloven om oppdragsavtale og opphør av oppdrag, bokføringsloven § 13 om oppbevaring av regnskapsmateriale, og bokføringsforskriften om elektronisk tilgjengelighet av bokførte opplysninger.
Velg tidspunkt med omhu
Det beste tidspunktet er ved et årsskifte, med det gamle året avsluttet av den gamle regnskapsføreren. Da har den nye et rent utgangspunkt, og ansvaret for årsoppgjøret er ikke delt mellom to.
Nest best er ved et kvartalsskifte, med mva-terminen ferdig levert. Det verste er midt i en termin, i mai eller i juni, fordi feriepenger, mva og terminskatt da treffer samtidig. Si opp den gamle avtalen med riktig varsel og med en avtalt sluttdato som ligger etter at siste periode er avsluttet.
Hva som skal overleveres
Be om en fullstendig overlevering: hovedbok og saldobalanse for de årene som er ført, åpne poster på kunder og leverandører, avstemminger, anleggsregister, lønnshistorikk med a-meldinger, og alle bilag i elektronisk form.
Bokføringsloven § 13 setter krav om at regnskapsmateriale oppbevares i fem år, og materialet er ditt. Sørg for å få det på et format som kan leses uten den gamle regnskapsførerens system. Et uttrekk som bare kan åpnes i et program dere ikke har lisens til, er ikke en overlevering.
- Hovedbok og saldobalanse for alle førte år
- Åpne poster kunde og leverandør, med spesifikasjon
- Avstemminger av bank, mva og lønn
- Anleggsregister med avskrivningsgrunnlag
- Bilag i lesbart elektronisk format
Fristene i overgangen
Sett opp en liste over alle frister de neste tre månedene: a-melding hver måned, mva-termin, forfall for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, og eventuelt årsregnskap og skattemelding. Skriv navn på hvem som gjør hva for hver av dem.
Dette er punktet der ting ryker. Den gamle regnskapsføreren tror den nye har overtatt, den nye tror den gamle avslutter perioden, og ingen leverer. Ansvaret er uansett bedriftens, ikke regnskapsførerens, og en for sen a-melding rammer de ansatte.
Bruk anledningen til å rydde
Et bytte er en god anledning til å rydde i kontoplan, dimensjoner og rutiner. Avklar med den nye regnskapsføreren hvordan dere vil ha rapporteringen, hvilke dimensjoner dere trenger for å følge avdelinger eller prosjekter, og hvordan bilagsflyten skal fungere.
Avtal også hvordan fagsystemet skal kobles mot regnskapet. Det er lettere å sette opp integrasjonen riktig fra start enn å endre den etter et år, og det er en av de tingene som avgjør hvor mye manuelt arbeid dere sitter igjen med hver måned.
Vanlige spørsmål
Kan den gamle regnskapsføreren holde tilbake materialet?
Regnskapsmaterialet er bedriftens. Ved uenighet om ubetalte honorarer bør du betale det ubestridte og løse tvisten separat, i stedet for å risikere å stå uten materiale ved en frist.
Bør vi bytte midt i året hvis vi er misfornøyde?
Er problemet at tallene kommer for sent eller er feil, kan det være riktig å bytte raskt. Legg da byttet til et terminskifte og sørg for at ansvaret for hver frist er avklart skriftlig.
Hvem gjør årsoppgjøret det året vi bytter?
Avtal det eksplisitt. Enten avslutter den gamle året han har ført, eller så overtar den nye hele året. Delt ansvar for et årsoppgjør er den dyreste varianten for alle parter.
Les videre
- Velge regnskapsfører: spørsmålene som avgjør om det blir bra — Spørsmålene som bør stilles før du velger den neste.
- Føre regnskapet selv: hva du kan overta og hva du bør la ligge — Alternativet til å bytte er å gjøre mer av jobben selv.
- Oppbevaringsplikt — hva du må ta vare på, og hvor lenge — Materialet er bedriftens, og oppbevaringsplikten følger med byttet.
- Kontoplan for elektrikerbedriften: bygget for å styre etter — Et bytte er anledningen til å rydde i kontoplan og dimensjoner.