Hjemmel og kilde
Bokføringsloven § 5 om spesifikasjoner og bokføringsforskriften kapittel 6 om dokumentasjon av varelager, samt regnskapsloven om verdsettelse av varelager til laveste verdi.
Bestem sortimentet fra historikken
Hent uttrekk over hva dere har kjøpt de siste tolv månedene, sortert på antall linjer og ikke på beløp. Varene som går igjen på flest ordrelinjer, er de som skal på lager — det er de som utløser kjøreturene.
Dyre artikler med lav frekvens hører ikke hjemme på lageret, uansett hvor sikker du er på at dere trenger dem. De binder kapital og blir liggende til de er utdaterte. Regelen er enkel: høy frekvens på lager, lav frekvens bestilles per jobb.
- Sorter historikken på antall ordrelinjer
- Høy frekvens på lager, lav frekvens per jobb
- Unngå dyre artikler med lav omløpshastighet
- Ta med forbruksmateriell som alltid mangler
Hylleplan og merking
Gi hver artikkel en fast plass, merk plassen med artikkelnavn og EL-nummer, og legg de mest brukte varene i øyehøyde nær utgangen. Grupper etter hvordan montørene tenker: kabel for seg, vern for seg, boks og rør for seg.
Et lager uten faste plasser blir en søkeoppgave hver gang. Det koster minutter per uttak, og det gjør telling umulig. Bruk en halv dag på hylleplanen én gang, og du sparer den inn på noen uker.
Minimum og maksimum i stedet for følelse
Sett et minimumsnivå per artikkel, altså hvor lite det kan være før det bestilles, og et maksimum som er hvor mye dere fyller opp til. Minimum settes ut fra forbruk i leveringstiden pluss en buffer. Maksimum settes ut fra hvor ofte dere vil bestille.
Merk nivåene fysisk på hyllen. Da kan hvem som helst se at noe skal bestilles uten å slå opp i et system, og bestillingen blir en observasjon i stedet for en vurdering. Dette er den enkleste formen for lagerstyring som finnes, og den fungerer i bedrifter opp til en god størrelse.
Uttak må registreres på oppdrag
Et lager der materiell forsvinner uten at noen vet hvilken jobb det gikk til, gir feil kalkyle, feil faktura og et lagerregnskap som ikke stemmer. Uttaket må derfor registreres i det det skjer, med oppdragsnummer.
Gjør registreringen så enkel at den faktisk skjer: skanning, en liste ved døra, eller registrering i systemet på telefonen. Kravet er ikke at metoden er avansert, men at den tar under ti sekunder. Alt som tar lengre tid, blir hoppet over når det haster, og det haster alltid.
Telling og verdsettelse
Varelageret skal dokumenteres, og bokføringsforskriften stiller krav til hvordan varetellingen dokumenteres ved årsslutt. Verdsettelsen følger regnskapsreglene, med utgangspunkt i anskaffelseskost.
Tell hele lageret ved årsslutt, og gjør stikkprøver på de mest brukte varegruppene gjennom året. Store avvik mellom bokført og telt beholdning betyr enten at uttak ikke registreres, at det er svinn, eller at innleveringer fra ferdige jobber ikke føres tilbake. Alle tre er verdt å finne ut av, og de har ulike løsninger.
Vanlige spørsmål
Hvor mye bør vi ha på lager?
Så lite som mulig uten at det utløser kjøreturer. Mål antall bomturer til grossist per måned. Går det ned når dere øker et sortiment, var økningen riktig. Går det ikke ned, binder dere bare kapital.
Skal bilene fylles fra sentrallageret eller fra grossisten?
Fra sentrallageret for de vanligste varene, direkte fra grossist for jobbspesifikt materiell. Da får sentrallageret volum nok til å være verdt å ha, og bilene slipper å være minigrossister.
Hvordan håndterer vi materiell som kommer i retur fra jobb?
Det må føres tilbake på lager og krediteres oppdraget, ellers blir kalkylen feil på begge jobber. Gjør det til en del av rutinen når jobben avsluttes, ikke noe som skjer når bilen ryddes.
Les videre
- Lager i bil: slik setter du opp et som faktisk stemmer — Bilene fylles fra sentrallageret, og sortimentene må henge sammen.
- Vareopptelling: slik gjennomfører og dokumenterer du den — Tellingen og dokumentasjonen ved årsslutt, med kravene som gjelder.
- Svinn på materiell: hvor det blir av og hva som virker — Avvik mellom bokført og telt beholdning har som regel én av tre årsaker.
- Lagerverdi: hva som ligger på hylla og i bilene — Hvordan lagerverdien beregnes og hva den betyr i regnskapet.
- Vokse fra én til fem servicebiler: tersklene og det som ryker — Hvert sprang bryter noe som fungerte i går. Her er hva som ryker ved to, tre og fem biler.
- Strekkodeskanning av materiell: hva det løser og hva det krever — Løser materiell som brukes uten å registreres. Krever et artikkelregister som faktisk er i orden.
- Lokaler til elektrikerbedriften: behovet, leieavtalen og kjøpsvurderingen — Start med funksjonene bedriften trenger, ikke med kvadratmeterprisen i annonsen.