Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften kapittel 6 om dokumentasjon av varelager, regnskapsloven om verdsettelse av varelager, og bokføringsloven § 5 om spesifikasjon av bokførte opplysninger.
Mål svinnet før du forklarer det
Svinnet er differansen mellom det som skulle vært på lager etter registrerte innkjøp og uttak, og det som faktisk er der ved telling. Uten en telling har du ingen måling, bare en følelse.
Tell hele lageret ved årsslutt og gjør stikkprøver på tre til fem varegrupper hvert kvartal. Regn differansen i kroner og som andel av innkjøpet. Da har du et tall å følge, og du ser om tiltakene virker. Uten et tall diskuterer dere inntrykk, og det er en diskusjon som alltid ender med at noen føler seg mistenkt.
De fire årsakene
Uregistrert forbruk: materiell brukt på en jobb uten at uttaket ble ført. Dette er den klart største posten i de fleste bedrifter. Manglende retur: rester fra en jobb som blir liggende i bilen og til slutt kastes. Ukurans: varer som ligger så lenge at de ikke lenger brukes. Og feil ved mottak: varer som er fakturert men aldri levert, eller levert i feil antall.
Tyveri finnes, men det er som regel den minste posten. Å starte med mistanke i stedet for med måling er både urettferdig og lite effektivt, fordi det retter innsatsen mot den årsaken som forklarer minst.
- Uregistrert forbruk på jobb
- Rester som aldri returneres til lager
- Ukurans i biler og på hylle
- Feil ved mottak og fakturakontroll
Tiltakene som virker
Mot uregistrert forbruk: gjør registreringen så rask at den skjer, og koble den til oppdraget. Mot manglende retur: fast rutine når en jobb avsluttes, med retur av rester samme dag, og en ryddedag i bilene med jevne mellomrom.
Mot ukurans: begrens sortimentet på lager til det som faktisk går, og rydd ut varer som ikke har vært rørt på et år. Mot mottaksfeil: kontroller følgeseddel mot bestilling ved levering, ikke faktura mot hukommelse en måned senere.
Snakk om det på riktig måte
Presenter svinnet som et tall bedriften eier i fellesskap, ikke som en anklage. Vis hva det utgjør i kroner per år og hva det tilsvarer i fakturerte timer. De fleste montører blir overrasket over størrelsen, og de fleste vil gjerne bidra når de ser tallet.
Spør dem samtidig hvor de tror det forsvinner. Montørene vet det som regel bedre enn eieren: hvilke varer som alltid blir liggende, hvilke jobber der registreringen er umulig, hvilke rutiner som ikke fungerer i praksis. Den samtalen gir bedre tiltak enn en instruks, og den gir dem eierskap til tallet.
Vanlige spørsmål
Hva er et normalt svinn?
Det finnes ingen fasit, og bransjetall er lite verdt fordi bedrifter måler ulikt. Mål ditt eget over tid og se om det går ned. Trenden er mer nyttig enn nivået.
Bør vi ha kameraovervåking på lageret?
Kameraovervåking er et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven kapittel 9 med krav om saklig grunn, forholdsmessighet og drøfting. Det er sjelden riktig første tiltak når hovedårsaken er uregistrert forbruk.
Hvordan bokføres konstatert svinn?
Som en kostnad når nedskrivningen eller nedskrivingen av varelageret gjennomføres, med dokumentasjon på tellingen som ligger til grunn. Ta oppsettet med regnskapsfører så det blir likt fra år til år.
Les videre
- Vareopptelling: slik gjennomfører og dokumenterer du den — Uten telling har du ingen måling av svinnet, bare en følelse.
- Strekkodeskanning av materiell: hva det løser og hva det krever — Det mest effektive tiltaket mot uregistrert forbruk.
- Returnere materiell: slik gjør du det uten å tape kreditten — Rester som returneres, blir ikke ukurans i en bil.
- Svinn i elektrikerbedriften: hvor materiellet blir av — Begrepet og hvordan svinn påvirker lagerverdi og resultat.
- Sentrallager i elektrikerbedriften: sortiment, plassering og påfyll — Riktig sortiment sparer kjøring. Registrering av uttak gjør lageret til styringsinformasjon.