Hjemmel og kilde
Skattebetalingsforskriften og Skatteetatens satser for trekkfri utgiftsgodtgjørelse, samt bokføringsloven § 5 om dokumentasjon.
Hva reiseregningen må inneholde
Navn og adresse på den som har reist, dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst, formålet med reisen, hvilke arrangementer eller oppdrag det gjelder, reiserute med start- og sluttsted, og hvilke satser som er brukt. Mangler klokkeslett eller formål, kan hele utbetalingen bli behandlet som lønn. Kravene er formelle, og det er nettopp derfor de er så enkle å bryte når skjemaet fylles ut i etterkant.
- Navn, dato og klokkeslett for reisen
- Formål og hvilket oppdrag reisen gjaldt
- Reiserute med start- og sluttsted
- Kilometer og eventuelle passasjerer
- Kvitteringer for utlegg som kreves refundert
Kjøregodtgjørelse for egen bil
Bruker montøren egen bil i jobben, kan det utbetales kjøregodtgjørelse etter sats. Reiseregningen må vise strekningen og formålet, ikke bare et antall kilometer. Kjøring mellom hjem og fast arbeidssted er privat og gir ikke trekkfri dekning. Har bedriften firmabil, er reglene helt andre, og privat bruk av firmabil skal fordelsbeskattes etter egne regler som er verdt å sette seg inn i før ordningen etableres.
Diett og overnatting
Kost og losji på reise kan dekkes trekkfritt innenfor satser og vilkår som avhenger av reisens lengde og om det er overnatting. Er utbetalingen høyere enn den trekkfrie satsen, skal det overskytende behandles som lønn. Satsene endres, og det er en av de tingene som ikke bør leve i et gammelt regneark. Kontroller satsene ved hvert årsskifte, og oppdater malen samtidig som du oppdaterer timeprisene.
Få dem levert i tide
Sett en fast frist for reiseregninger, gjerne samme frist som timelisten, og la utbetaling følge lønnskjøringen. Reiseregninger som kommer tre måneder senere, mangler alltid klokkeslett og formål, og de gir dessuten feil periodisering i regnskapet. Er det enkelt å levere fra telefonen samme dag, kommer de inn. Er det et regneark på kontoret, kommer de i bunker rett før jul.
Vanlige spørsmål
Kan vi betale et fast månedlig beløp i stedet?
Faste godtgjørelser uten dokumentert grunnlag behandles normalt som skattepliktig lønn. Skal utbetalingen være trekkfri, må den knyttes til faktiske reiser med dokumentasjon som oppfyller innholdskravene.
Hva med kjøring direkte fra hjemmet til første kunde?
Grensen mellom arbeidsreise og yrkesreise avgjør både skatteplikt og hva som kan dekkes trekkfritt, og den avhenger av om det finnes et fast arbeidssted. Dette er et område der en avklaring med regnskapsfører før ordningen settes opp, sparer mye etterarbeid.
Les videre
- Bilag til regnskapsfører: slik ordner du dem uten etterarbeid — Reiseregninger er bilagstypen med flest formelle innholdskrav.
- Kjøretid: slik får du flere fakturerbare timer ut av dagen — Mindre kjøring gir både lavere kostnad og færre reiseregninger.
- Kilometergodtgjørelse for bruk av egen bil i jobb — Dekning for egen bil i arbeid. Trekkfri innenfor satsen, med reiseregning.
- Anleggets dokumentasjonsmappe: hva skal ligge der? — Alt som gjør anlegget forståelig uten å ringe deg — ordnet slik at det kan finnes.