Hjemmel og kilde
Arbeidsmiljøloven §§ 3-1 om systematisk HMS-arbeid, 6-1 om verneombud, kapittel 10 om arbeidstid og kapittel 14 om ansettelse, samt internkontrollforskriften § 5 og arbeidsmiljøloven kapittel 18 om tilsyn og påleggskompetanse.
Hva de faktisk ser på
Erfaringsmessig går et tilsyn i en håndverksbedrift gjennom fem områder. Arbeidsavtaler: finnes de skriftlig for alle, og har de innholdet loven krever. Arbeidstid: hvordan registreres den, og holdes grensene for overtid. HMS-systemet: risikovurdering, avvik, opplæring og årlig gjennomgang. Verneombud: er det valgt, og har det fått opplæring. Og innleie og underentreprise: er forholdene lovlige og dokumenterte.
De spør ofte de ansatte direkte, og de sammenligner svaret med papirene. Er det stort sprik mellom hva systemet sier og hva montørene forteller, er det spriket som blir funnet.
- Skriftlige arbeidsavtaler for alle
- Registrering av arbeidstid og overtid
- Risikovurdering, avvik og opplæring
- Verneombud valgt og opplært
- Innleie og underentreprise dokumentert
Arbeidstiden er det vanligste funnet
I bransjer med akutte oppdrag og vaktordninger er brudd på arbeidstidsbestemmelsene lett å begå og lett å oppdage. Timelistene viser det umiddelbart: for lange dager, for kort hvile mellom to vakter, eller overtid som overskrider grensene.
Gå gjennom timelistene selv før tilsynet gjør det. Finner du brudd, er det bedre å ha en plan for hvordan de unngås enn å bli konfrontert med dem. Husk at også arbeidstid som ikke er registrert er et problem: en montør som rykker ut om natten uten at det føres, er både et arbeidstidsspørsmål og et lønnsspørsmål.
Dokumentene som må finnes
Samle dem i én mappe før tilsynet, ikke under. Arbeidsavtaler, oversikt over ansatte, timelister for de siste månedene, risikovurdering med dato, avvikslogg, opplæringsbevis inkludert den årlige opplæringen etter fse, dokumentasjon på verneombudsvalg og opplæring, og referat fra årlig HMS-gjennomgang.
Har bedriften bedriftshelsetjeneste der det kreves, ta med avtalen og hva den er brukt til. Har dere innleide, ta med avtalene og dokumentasjon på at vilkårene er ivaretatt. Alt dette skal uansett finnes, så mappen er ikke ekstraarbeid, den er bare et sted å legge det.
Under selve besøket
Vær til stede selv, og la verneombudet være med. Svar på det som spørres om, og ikke gjett på det du ikke vet — si heller at du finner ut av det og sender svaret etterpå.
Er det noe som mangler, si det. Tilsynsfolk oppdager likevel det som ikke finnes, og et forsøk på å pynte gjør et rutinemessig tilsyn til en sak om troverdighet. En bedrift som sier at risikovurderingen er tre år gammel og at den skal oppdateres innen en gitt dato, står langt bedre enn en som legger fram noe som ble skrevet i går.
Etterpå: pålegg og frister
Tilsynet ender normalt med en rapport. Er det funnet brudd, varsles pålegg med frist for retting. Du har anledning til å uttale deg om varselet før vedtaket fattes, og den anledningen bør brukes hvis noe er misforstått.
Når pålegget er endelig, er fristen reell. Ikke rettede pålegg kan følges av tvangsmulkt. Sett fristene i kalenderen, gjør rettingen, og dokumenter den med dato. Bruk samtidig anledningen til å se om det som ble funnet, peker på noe mer generelt i måten bedriften jobber på.
Vanlige spørsmål
Får vi varsel før tilsynet kommer?
Ofte, men ikke alltid. Tilsyn kan gjennomføres uanmeldt, særlig på byggeplass. Det beste forsvaret er at dokumentene finnes til enhver tid, ikke at du rekker å rydde.
Kan de snakke med de ansatte alene?
Ja. Tilsynet kan snakke med arbeidstakere uten at ledelsen er til stede, og det er en normal del av metoden. Det er også derfor sprik mellom system og praksis blir oppdaget.
Hva om vi mangler verneombud?
Plikten inntrer ved et bestemt antall arbeidstakere, og terskelen ble senket fra 1. januar 2024. Mangler dere det, er riktig respons å gjennomføre valg og opplæring raskt, ikke å forklare hvorfor det ikke er gjort.
Er dette det samme som DLE-tilsyn?
Nei. Det lokale eltilsyn kontrollerer elsikkerhet og elektroregelverket. Arbeidstilsynet kontrollerer arbeidsmiljøet. De har ulike hjemler, ulike virkemidler og ser etter forskjellige ting.
Les videre
- Internkontroll som holder ved tilsyn: fra perm til bevis — Systemet og bevisene som etterspørres i begge typer tilsyn.
- DLE-tilsyn: slik forbereder du bedriften på kontrollen — Eltilsynet ser på helt andre ting, med egen forberedelse.
- Verneombud i elektrikerbedriften: valg, opplæring og rolle — Verneombudet er et av punktene tilsynet alltid kontrollerer.
- Timeregistrering — to regelverk krever timene dine, av to grunner — Arbeidstid er det vanligste funnet, og kravene står her.