Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften §§ 5-14 og 8-1-2 om timedokumentasjon og prosjektregnskap for større prosjekter.
Del kalkylen i faser du kan måle mot
En jobb budsjettert med tre hundre timer kan ikke følges opp som ett tall. Del den i faser med hver sin timeramme: fremføring, kursopplegg, tavle, montasje, idriftsettelse og dokumentasjon. Da kan du sammenligne forbruk mot fremdrift per fase. Uten oppdeling ser alt greit ut helt til de siste tjue prosentene, der de resterende fem prosentene av timene skal dekke hele finpussen.
Sett varselgrenser og hold dem
Definer et punkt der noen skal si fra: for eksempel når forbruket passerer sytti prosent av rammen, eller når forbruk og fremdrift spriker med mer enn ti prosentpoeng. Varselet skal gå til en som kan gjøre noe, ikke bare registreres. Bedrifter uten varselgrenser oppdager alltid det samme: at avviket var synlig i uke tre og at ingen så på tallene før i uke ni.
Tiltakene som faktisk finnes underveis
Bytte bemanning til noen som er raskere på oppgaven, endre metode, hente inn tilleggsbestilling for arbeid som ikke var med i kalkylen, forhandle om fremdrift med byggherren, eller akseptere avviket og lære av det. Alle fem krever at du oppdager avviket i tide. Ingen av dem er tilgjengelige når jobben er ferdig, og da står du igjen med bare den siste.
- Endre bemanning eller metode
- Kreve tillegg for arbeid utenfor avtalt omfang
- Varsle byggherren om fremdriftskonsekvenser
- Justere gjenstående faser
- Akseptere avviket og dokumentere årsaken
Fremdrift må vurderes av et menneske
Timeforbruk er et tall systemet vet. Fremdrift er en vurdering noen må gjøre. Be den som leder jobben om et anslag på ferdiggrad hver uke, og sammenlign med forbruket. Uten fremdriftsvurderingen kan du ikke skille mellom en jobb som bruker mye timer fordi den er nesten ferdig, og en som bruker mye timer fordi den er i ferd med å sprekke.
Vanlige spørsmål
Hvor ofte bør vi følge opp timeforbruket?
Ukentlig på pågående prosjekter av en viss størrelse, månedlig på små jobber samlet. Hyppigere enn ukentlig gir sjelden bedre beslutninger, og sjeldnere enn månedlig betyr at du får vite om avvik etter at de er blitt endelige.
Hva om montørene fører timer på feil jobb for å skjule et avvik?
Det skjer når avvik brukes til å kritisere personer i stedet for å styre prosjekter. Behandle avvik som informasjon, ikke som anklage, ellers får du pene tall og en dårlig etterkalkyle, som er den verste kombinasjonen.
Les videre
- Prosjektregnskap: slik fører du det og bruker det til styring — Timeoppfølging er en del av det løpende prosjektregnskapet.
- Etterkalkyle steg for steg: fant du ut hva jobben kostet — Etterkalkylen er oppfølgingen gjort ferdig etter avslutning.
- Etterkalkyle: avviket mellom kalkylen og virkeligheten — Kalkyle mot faktisk per kostnadsart, og avviket brutt ned på timer og materiell.
- Slik skriver du et tilbud som blir akseptert — Oppbygging av et tilbud som både selger jobben og tåler en diskusjon etterpå.