Hjemmel og kilde
Personvernforordningen artikkel 5 nr. 1 bokstav e om lagringsbegrensning, bokføringsloven § 13 om oppbevaring, og fel § 12 om dokumentasjon av elektriske anlegg.
Tre spor med ulike frister
Bokføringspliktig dokumentasjon — fakturaer, timelister, bilag — skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Dokumentasjon på det elektriske anlegget hører til anlegget og har ikke en tilsvarende utløpsdato. Markedsførings- og kundedialogdata har ingen lovpålagt oppbevaringstid, og bør slettes når de ikke lenger brukes.
Det er nettopp fordi disse tre er ulike at ett generelt slettevedtak ikke fungerer. Sett frister per kategori, ikke per kunde.
- Regnskapsbilag: fem år etter regnskapsårets slutt.
- Anleggsdokumentasjon: knyttet til anlegget, ikke til en frist.
- Tilbud som ikke ble noe av: kort tid, med mindre du har grunn.
- Markedsføringsdata: slett ved oppsigelse av samtykke eller inaktivitet.
Reklamasjonsfristene er et reelt argument
For utført arbeid har du en legitim interesse i å kunne dokumentere hva som ble gjort så lenge kunden kan reklamere. På arbeid på fast eiendom kan reklamasjonstiden være flere år, og det gjør at både arbeidsbeskrivelse, bilder og målinger har en reell begrunnelse for å ligge lenge.
Skriv ned den begrunnelsen. En lagringstid som er vurdert og forklart, står seg langt bedre enn en som bare er «vi sletter aldri noe».
Sletting må faktisk skje
Det vanligste avviket er ikke feil frist, men at ingenting noen gang slettes. Gamle systemer, eksporter, regneark på skrivebordet og e-postarkiver lever videre i årevis etter at behovet er borte.
Lag en enkel rutine: én gang i året går dere gjennom hvilke datakilder som finnes, hva som skal slettes, og hva som faktisk ble slettet. Det tar en formiddag, og det er den eneste måten en slettepolicy blir noe annet enn et dokument.
Vanlige spørsmål
Kan kunden kreve at vi sletter alt?
Retten til sletting gjelder ikke der du har en lovpålagt plikt til å oppbevare, eller et annet gyldig grunnlag for fortsatt lagring. Da svarer du med hvilke opplysninger som slettes og hvilke som må bli — med begrunnelse.
Hva med bilder fra jobber?
Bilder av anlegget er dokumentasjon og kan begrunnes lenge. Bilder der personer er identifiserbare, er en annen sak og bør vurderes for seg.
Må vi ha en skriftlig slettepolicy?
Det er ikke et absolutt krav i seg selv, men du skal kunne dokumentere at behandlingen er i tråd med prinsippene. En kort oversikt over kategorier og frister er den enkleste måten å gjøre det på.
Les videre
- Hvor lenge må jeg ta vare på fakturaer? — Bokføringssporet har sin egen, lovbestemte oppbevaringstid.
- Hva gjør jeg når noen ber om innsyn? — Innsynskrav avdekker fort hvor mange steder opplysninger faktisk ligger.
- Inngående mva: når fradraget faktisk holder — Avgift på egne innkjøp. Fradrag krever både riktig bruk og riktig dokumentasjon.
- Kan jeg jobbe alene på et elektrisk anlegg? — Ofte ja, men risikovurderingen avgjør — og alenearbeid krever egne tiltak.
- Må jeg ha databehandleravtale med systemleverandøren? — Ja, for alle leverandører som behandler personopplysninger på dine vegne.
- Kan jeg ta bilder på jobb og lagre dem? — Anleggsbilder er dokumentasjon; bilder av mennesker og hjem har egne regler.