Hjemmel og kilde
Personvernforordningen artikkel 15 om den registrertes rett til innsyn og artikkel 12 om frister og form for svar.
Hva den registrerte har krav på
Vedkommende har rett til å få vite om du behandler opplysninger om henne, og i så fall å få en kopi av opplysningene. I tillegg skal du opplyse om formålene, kategoriene av opplysninger, hvem de deles med, hvor lenge de lagres, og hvilke rettigheter hun har.
Det er altså to deler: selve dataene, og informasjonen om behandlingen. Mange svarer bare på den første, og oppfyller dermed halve kravet.
Slik håndterer du det praktisk
Bekreft mottaket raskt, verifiser at den som spør faktisk er den hun sier hun er, og sett en frist internt som er kortere enn lovens. Gå deretter gjennom systemene: fagsystem, regnskap, lønn, e-post, filområder og eventuelle bilder.
Det er her arbeidet ligger, og det er derfor et innsynskrav ofte er den beste kartleggingen en bedrift gjør av hvor opplysninger faktisk befinner seg. Har du en systemoversikt fra før, tar det timer i stedet for dager.
- Bekreft mottak og verifiser identitet.
- Gå gjennom alle systemer, ikke bare hovedsystemet.
- Utlever kopi av opplysningene i forståelig form.
- Legg ved informasjon om formål, deling, lagringstid og rettigheter.
Der du kan begrense
Retten til innsyn er ikke ubegrenset. Opplysninger om andre personer skal ikke utleveres, og enkelte unntak følger av regelverket. Det betyr at du kan sladde tredjepersoner i et dokument i stedet for å holde tilbake hele dokumentet.
Vær like fullt varsom med å bruke unntak som en hovedvei. Nekter du innsyn, skal det begrunnes, og den registrerte skal opplyses om retten til å klage til Datatilsynet. Et for bredt avslag er lettere å klage på enn et grundig svar er å bestride.
Vanlige spørsmål
Kan vi ta betalt for å behandle innsynskravet?
Innsyn skal som hovedregel være gratis. Ved åpenbart grunnløse eller overdrevne krav, særlig gjentatte, åpner regelverket for et rimelig gebyr eller for å nekte — men terskelen er høy.
Gjelder retten også for tidligere ansatte?
Ja. Så lenge du fortsatt behandler opplysninger om vedkommende, gjelder innsynsretten uavhengig av om arbeidsforholdet er avsluttet.
Hva om kravet er omfattende og uklart?
Du kan be om presisering når du behandler store mengder opplysninger, men det utsetter ikke fristen automatisk. Svar det du kan, og be om avklaring på resten.
Les videre
- Må bedriften ha personvernerklæring? — Erklæringen beskriver rettighetene du her må oppfylle i praksis.
- Hvor lenge kan jeg lagre kundeopplysninger? — Et innsynskrav avdekker fort hvor mye som aldri ble slettet.
- Uenig i tilsynsbrev fra DLE: hva gjør du? — Svar skriftlig innen fristen, med fakta og hjemmel. Ikke la uenighet bli taushet.
- Endringsmelding: dokumentet som gjør tillegg betalbart — Skriftlig varsel om arbeid utenfor kontrakten, med pris og konsekvens for frist.