Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften § 5-2-2 om utstedelsesfrist og § 5-1-1 om at ytelsens art og omfang skal fremgå av salgsdokumentet.
Når samlefaktura er riktig verktøy
Har du en kunde som bestiller mange små oppdrag — et boligselskap, en eiendomsforvalter, en butikkjede — blir det fort tjue fakturaer i måneden på beløp som knapt dekker kostnaden ved å sende dem. Da er en samlefaktura per måned både billigere for deg og enklere for kundens regnskapsavdeling.
Det forutsetter at kunden vil ha det slik. Noen kunder trenger tvert imot én faktura per oppdrag fordi kostnaden skal fordeles på ulike bygg, avdelinger eller prosjekter. Spør før du legger om.
Fristen gjelder fortsatt
Samlefaktura endrer ikke utstedelsesfristen. Salgsdokumentet skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering, og det gjelder også den eldste leveransen på samlefakturaen. Fakturerer du januar først i mars, er de første oppdragene for sent fakturert.
I praksis betyr det at samleperioden bør være én måned, og at fakturaen bør ut like etter periodens slutt. En kvartalsvis samlefaktura er nesten alltid i strid med fristen for de tidligste oppdragene i kvartalet.
Spesifikasjonen er hele poenget
En samlefaktura med én linje på hundre og femti tusen kroner er ubrukelig for kunden og svak som dokumentasjon. Hver leveranse må kunne skilles ut: dato, adresse eller bygg, hva som ble gjort, timer og materiell.
Den praktiske løsningen er en faktura med en linje per oppdrag og et vedlegg med detaljene per oppdrag. Da kan kundens forvalter godkjenne hvert bygg for seg, og du slipper at hele fakturaen blir liggende fordi ett av tolv oppdrag er omtvistet.
- Én linje per oppdrag med dato og sted.
- Referanse eller bestillingsnummer per oppdrag der kunden bruker det.
- Timer og materiell spesifisert i vedlegg per oppdrag.
- Én forfallsdato for hele fakturaen.
Vanlige spørsmål
Kan kunden nekte å betale hele samlefakturaen på grunn av ett oppdrag?
Kunden kan holde tilbake et beløp som svarer til det omtvistede oppdraget, men ikke hele fakturaen. Derfor er spesifikasjonen viktig: den viser nøyaktig hvor mye som er i spill.
Kan jeg samle oppdrag for flere av kundens bygg på samme faktura?
Ja, hvis kunden er samme juridiske enhet og ønsker det. Er byggene ulike selskaper eller borettslag, må de faktureres hver for seg — kjøperen på fakturaen må være den som faktisk er kjøper.
Les videre
- Når må fakturaen sendes? — Samleperioden må passe inn i utstedelsesfristen, ikke omvendt.
- Når lønner en rammeavtale seg? — Kunder med samlefaktura er ofte de samme som bør ha rammeavtale.