Hjemmel og kilde
Bokføringsforskriften kapittel 5-2 om utstedelse av salgsdokument, med særlige regler for bygge- og anleggsvirksomhet, og bokføringsloven § 10 om dokumentasjon.
Hovedregelen
Salgsdokumentet skal utstedes snarest mulig etter at levering har funnet sted, og senest innen en måned. For løpende leveranser og for bygge- og anleggsvirksomhet finnes egne regler som gjør det mulig å fakturere i takt med framdriften, men også da er utgangspunktet at det skal skje uten unødig opphold.
Begrunnelsen er ikke bare orden. Sen fakturering forskyver merverdiavgift og inntekt mellom perioder og gjør regnskapet mindre pålitelig. Det er derfor kravet er formulert som en frist og ikke som et råd om god praksis.
Hva sen fakturering koster
Effekten på likviditeten er direkte. Fakturerer bedriften i snitt fire uker etter at jobben er gjort, og kunden har fjorten dagers betalingsfrist, går det seks uker fra kostnaden er påløpt til pengene kommer. Lønnen ble betalt i mellomtiden.
Sen fakturering gir også flere tvister. Jo lengre tid som går, desto vanskeligere er det for kunden å huske hva som ble avtalt, og desto lettere er det å bestride timer og materiell. Fakturaen som kommer mens jobben ennå er fersk, blir sjelden diskutert.
- Fakturer fortløpende, ikke som en samleoppgave ved månedsslutt.
- Sen fakturering gir både forsinket likviditet og flere tvister.
- Manglende fakturering ved årsskiftet gir feil periodisering.
Grunnene til at det ikke skjer
Fakturering stanser sjelden fordi noen glemmer det. Den stanser fordi grunnlaget mangler: timer som ikke er ført, materiell som ikke er registrert på jobben, en endring som ikke er godkjent, eller en usikkerhet om hva som egentlig ble avtalt.
Derfor er den effektive løsningen å rydde i grunnlaget, ikke å mase om fakturering. Får jobben en tydelig avslutning i felt — timer ført, materiell registrert, arbeidet meldt ferdig — kan fakturaen sendes dagen etter. Uten den avslutningen blir fakturering et detektivarbeid som alltid taper mot neste hasteoppdrag.
Vanlige spørsmål
Kan vi vente med å fakturere til prosjektet er ferdig?
For bygge- og anleggsvirksomhet åpner regelverket for fakturering i samsvar med framdriften, og terminplanen i kontrakten styrer da faktureringen. Hovedregelen om at salgsdokument skal utstedes uten unødig opphold gjelder likevel.
Hva om kunden ikke har oppgitt bestillingsreferanse?
Fakturaen skal likevel utstedes innen fristen. Mangler en referanse mottakeren krever, må den skaffes raskt, ellers risikerer bedriften både et bokføringsavvik og en faktura som avvises maskinelt hos kunden.
Les videre
- Salgsdokument: de punktene fakturaen må ha — Fristen gjelder utstedelsen av nettopp dette dokumentet.
- A-konto-fakturering: penger inn før jobben er ferdig — A-konto er måten framdriftsfakturering løses på i praksis.
- Mva-termin: når avgiften skal meldes og betales — Fakturadatoen avgjør hvilken avgiftstermin salget havner i.
- Når må fakturaen sendes? — Snarest mulig, senest en måned etter levering — med et eget spor for bygg og anlegg.