Hjemmel og kilde
Bidragskalkulasjon på en periodisk leveranse. Inntektsføring av en avtale som løper over tid følger periodiseringsreglene i regnskapsloven § 4-1, og dokumentasjonen av medgått tid følger bokføringsforskriften kapittel 5. Avtalens innhold, herunder responstid, er en privatrettslig avtale mellom partene.
Hva som skal med på begge sider
Inntektssiden: den faste avtaleprisen, pluss det som faktureres i tillegg etter avtalen — utrykninger utenom, materiell som ikke inngår, arbeid utover det avtalte omfanget.
Kostnadssiden: medgått tid til selvkost, materiell til innkjøpspris, kjøring, og det som er lettest å glemme: kostnaden ved å binde kapasitet. Har du lovet fire timers responstid, har du solgt en opsjon på montørene dine, og opsjoner er ikke gratis.
Og til slutt en post som hører hjemme på inntektssiden, men som må måles og ikke gjettes: mersalget. En serviceavtale gir jevnlig tilgang til anlegget, og det er der de neste oppdragene oppdages.
Formelen
DB per avtale = avtalepris + tilleggsfakturering − (timer × selvkost per time) − materiellkost − kjøring − beredskapskost.
DG per avtale = DB / samlet fakturert på avtalen.
DB per medgått time = DB / antall timer. Det er dette tallet som skal sammenlignes med dekningsbidraget på vanlige oppdrag — for spørsmålet er ikke om avtalene tjener penger, men om de tjener mer enn den samme timen brukt på noe annet.
Beredskapskosten regnes som den kapasiteten du faktisk må holde av. Er avtalene spredt utover året og krever ingen garantert responstid, er den nær null. Krever de utrykning innen fire timer, må noen være tilgjengelig, og da er kostnaden reell.
Eksempel: 24 avtaler til 12 000 kroner
Portefølje: 24 avtaler à 12 000 kroner i året, altså 288 000 kroner i fast inntekt.
Medgått tid: 4 timer per avtale i året, altså 96 timer. Til en selvkost på 520 kroner: 49 920 kroner.
Materiell som inngår: 900 kroner per avtale, altså 21 600.
Kjøring: 24 turer à 45 kilometer tur-retur, 1 080 kilometer à 5,50 kroner i full kilometerkostnad: 5 940.
DB før beredskap: 288 000 − 49 920 − 21 600 − 5 940 = 210 540 kroner. DB per medgått time: 210 540 / 96 = 2 193 kroner.
Det er tre til fire ganger dekningsbidraget på en vanlig time, og det er derfor serviceavtaler ser ut som gull i et regneark.
Beredskapen som spiser marginen
Avtalen lover fire timers responstid i arbeidstiden. I praksis betyr det at du ikke kan sette hele laget på en jobb tre timer unna på en fredag.
Sett en pris på det: hvis kravet gjør at én montør i snitt mister to fakturerbare timer i uka gjennom året, er det 92 timer à 420 kroner i tapt dekningsbidrag, altså 38 640 kroner.
DB etter beredskap: 210 540 − 38 640 = 171 900 kroner, og DB per medgått time faller til 1 791. Fortsatt godt, men ikke lenger fire ganger så bra.
Poenget er ikke tallet, det er at kostnaden finnes. En avtaleportefølje som vokser uten at beredskapen prises, når et punkt der den neste avtalen faktisk taper penger — og den grensen er usynlig helt til noen regner på den.
Mersalget er halve verdien, og det må måles
Den viktigste inntekten fra en serviceavtale står sjelden på avtalefakturaen. Den kommer som oppdragene montøren oppdager når han uansett er der: et sikringsskap som må byttes, en kurs som må legges om, et anlegg som må oppgraderes.
Skal du telle det med, må du kunne måle det. Merk oppdrag som er utløst av en serviceavtale, og summer dem per år. Uten den merkingen blir mersalget et argument alle bruker og ingen kan tallfeste.
Er mersalget for eksempel 4 000 kroner i dekningsbidrag per avtale per år, er det 96 000 kroner på porteføljen — mer enn halvparten av det avtalene selv gir. Da er det den viktigste posten i hele regnestykket, og da er det også den du skal styre etter.
Prisen som ikke holder
Den klassiske feilen er å prise avtalen etter den planlagte kontrollen alene, og så la avtalen dekke småting underveis fordi det er lettere enn å diskutere.
Fire timer i året blir til seks, og med 24 avtaler er det 48 ekstra timer ingen fakturerte. Til 520 kroner i selvkost er det 24 960 kroner rett ut av dekningsbidraget, og ingen la merke til det fordi hver enkelt gang var en halvtime.
Kuren er ikke å være vanskelig, men å skrive ned hva som inngår og hva som faktureres, og å registrere timene på avtalen uansett om de faktureres. Da ser du forbruket etter et år, og da kan prisen justeres på et grunnlag i stedet for på en følelse.
Vanlige spørsmål
Bør serviceavtaler prises per anlegg eller per time?
Per anlegg, med et definert omfang — det er hele poenget for kunden, som kjøper forutsigbarhet. Men prisen skal regnes fra timene: anslå medgått tid, gang med selvkost, legg på dekningsbidrag og beredskap. Prises avtalen etter hva konkurrenten tar, priser du en jobb du ikke har regnet på.
Hvordan regner jeg verdien av en avtaleportefølje over tid?
Dekningsbidrag per avtale per år delt på den årlige frafallsraten. Mister du åtte prosent av avtalene i året, er forventet levetid 12,5 år, og verdien av én avtale er dekningsbidraget ganget med den levetiden. Det tallet er også svaret på hvor mye det er verdt å bruke på å beholde en kunde.
Skal avtaleinntekten inntektsføres når den faktureres?
Nei, den skal periodiseres over avtaleperioden. Fakturerer du for hele året i januar, er elleve tolvdeler av beløpet uopptjent inntekt ved månedsslutt. Det følger av periodiseringsreglene i regnskapsloven, og det påvirker både månedsresultatet og hvordan porteføljen ser ut i regnskapet.
Les videre
- Kundeverdi over tid: formelen og frafallsraten som avgjør — Levetidsverdien av en avtale regnes med den samme frafallsraten.
- Prise en serviceavtale: slik regner du deg fram til beløpet — Selve prissettingen steg for steg, med omfanget som må defineres først.
- Dekningsbidrag per jobb: formelen og et regnet eksempel — Grunnformelen bak DB per medgått time er den samme som på et vanlig oppdrag.
- Bruttofortjeneste på materiell — og hva den ikke viser — Salgsinntekt minus varekostnad. Sier noe om innkjøp, ingenting om timene.