Hjemmel og kilde
Standard nøkkeltall for kundefordringer i bedriftsøkonomi. Fakturerings- og betalingsfristene som tallet måles mot følger av avtalen med kunden; utstedelsesfristen for salgsdokument følger bokføringsforskriften kapittel 5. Grunnlagstallene hentes fra bedriftens eget regnskap.
Formelen og mva-fellen
Gjennomsnittlig betalingstid = kundefordringer / (omsetning × 1,25) × 365.
Kundefordringene i balansen er fakturerte beløp inklusive merverdiavgift, fordi det er det kunden faktisk skylder deg. Omsetningen i resultatregnskapet er eksklusive merverdiavgift, fordi avgiften ikke er din inntekt.
Deler du den ene på den andre uten å korrigere, sammenligner du to størrelser som ikke måler det samme, og svaret blir for lavt. På en vanlig sats er feilen 20 prosent.
Har bedriften en blanding av avgiftspliktig og avgiftsfri omsetning, må nevneren settes sammen deretter. Da er det enkleste å bruke fakturert beløp direkte fra fakturajournalen i stedet for omsetningen fra resultatet.
Eksempel: 1 380 000 kroner i fordringer
Kundefordringer ved månedsslutt: 1 380 000 kroner. Årsomsetning eksklusive merverdiavgift: 12 400 000 kroner.
Omsetning inklusive avgift: 12 400 000 × 1,25 = 15 500 000 kroner.
Betalingstid = 1 380 000 / 15 500 000 × 365 = 32,5 dager.
Avtalt betalingsfrist er 14 dager. Differansen er 18,5 dager, og det er den differansen som koster.
18,5 dager av årsomsetningen er 18,5 / 365 × 15 500 000 = 785 600 kroner som står ute lenger enn avtalt. Til en finansieringskostnad på 7 prosent er det 55 000 kroner i året, hvert år, for å la være å følge opp.
Tiden før fakturaen er ofte lengre
Betalingstiden måler bare det som skjer etter at fakturaen er sendt. I en håndverksbedrift er tiden fra jobben er ferdig til fakturaen går ut ofte lengre enn den kunden bruker på å betale.
Mål den også: gjennomsnittlig antall dager fra siste registrerte time på en jobb til fakturadato. Tallet finnes i systemet, det er bare ingen som ser på det.
Er den tiden ti dager, har du en samlet syklus på 42,5 dager der bare 32,5 er synlige i nøkkeltallet. Og de ti første dagene er de billigste å fjerne, for de krever ingen samtale med kunden — de krever bare at fakturaen skrives.
Merk også at utstedelsesfristen for salgsdokument er regulert i bokføringsforskriften. Å vente med å fakturere er ikke bare dyrt, det kan være i strid med reglene.
Vanlige spørsmål
Bør jeg måle på månedsslutt eller på et gjennomsnitt?
Gjennomsnitt av flere måneder gir det riktigste bildet, fordi fordringene svinger med når du fakturerte. Måler du bare 31. desember i en bedrift som fakturerte alt i romjula, får du et tall som ikke ligner på resten av året.
Skal forfalte fordringer telle med?
Ja, alt som står ute skal med — det er nettopp de gamle som drar tallet opp, og det er de du vil oppdage. Men lag i tillegg en aldersfordelt liste: 32,5 dager i snitt kan bety at alle betaler i tide bortsett fra to kunder som har ligget i et halvt år.
Hva er en fornuftig betalingstid?
Så nær den avtalte fristen som mulig. Nivået i seg selv sier lite, siden noen bransjer har 14 dagers frist og andre 45. Det som betyr noe er differansen mellom avtalt og faktisk, for den er det eneste du kan gjøre noe med uten å forhandle på nytt.
Hjelper det å sette kortere frist?
Bare hvis fristen faktisk følges opp. En frist på 7 dager som ingen purrer på gir samme betalingstid som en på 14, men den ødelegger forholdet til kunder som betaler på dag 10 og får purring. Kort frist virker sammen med oppfølging, ikke i stedet for.
Kan jeg kreve renter fra første dag etter forfall?
Ja, forsinkelsesrente løper fra forfallsdato når den er avtalt på forhånd, uten at du må sende noe først. Om du bruker retten er en kundevurdering, men muligheten finnes, og den bør stå i betingelsene dine slik at den kan brukes når det trengs.
Les videre
- Likviditetsbehov: arbeidskapitalen og kontantsyklusen i dager — Kundefordringene er den største av de tre postene i arbeidskapitalbehovet.
- Purregebyr og forsinkelsesrente: formel og grenser — Det du kan kreve når fristen er passert regnes ut der.
- Ubetalt faktura: slik driver du inn kravet steg for steg — Selve oppfølgingen steg for steg er det som flytter tallet.
- Dekningsgrad som styringstall i håndverksbedriften — Dekningsbidrag delt på omsetning. Gjør små og store jobber sammenlignbare.