Hjemmel og kilde
Internkontrollforskriften § 5 om systematisk HMS-arbeid, herunder plikten til å ha rutiner for å avdekke og rette opp brudd.
Hva et avvik faktisk er
Et avvik er ethvert brudd på krav, rutiner eller forutsetninger — fra manglende verneutstyr og en stige som ikke er sikret, til en tavle som ikke er merket, en sluttkontroll som ikke ble gjennomført, eller en nesten-ulykke.
Det er verdt å inkludere nesten-ulykkene. De er gratis læring: samme årsak, samme forhold, men uten skaden. En bedrift som bare registrerer det som faktisk gikk galt, lærer alltid for sent.
Behandlingen har tre steg
Først strakstiltak: hva gjøres nå for å fjerne faren. Så årsak: hvorfor skjedde det, og var det et engangstilfelle eller et mønster. Til slutt tiltak: hva endres i rutine, opplæring eller utstyr for at det ikke skjer igjen — med en ansvarlig og en frist.
Et avvik som lukkes med «snakket med montøren» er sjelden lukket. Er årsaken at rutinen var uklar, eller at utstyret ikke fantes i bilen, hjelper ikke en samtale.
- Registrer avviket der og da, helst fra mobilen.
- Strakstiltak først, årsaksanalyse etterpå.
- Tiltak med navngitt ansvarlig og frist.
- Gjennomgå avvikene samlet minst én gang i året.
Terskelen må være lav
Avvikssystemer dør av to ting: at det er tungvint å melde, og at ingenting skjer med det som meldes. Begge deler er ledelsens ansvar.
Gjør meldingen enkel — noen felt og et bilde fra mobilen på stedet — og lukk sløyfen ved å fortelle hva som ble gjort. En montør som ser at meldingen hans førte til at det ble kjøpt inn nytt utstyr, melder igjen. En som aldri hører noe, slutter å melde etter tredje gang.
Vanlige spørsmål
Er mange avvik dårlig ved et tilsyn?
Tvert imot, som regel. Mange registrerte og lukkede avvik viser at systemet brukes. Det som gir spørsmål, er avvik som er meldt og aldri behandlet — eller en tom liste over flere år.
Må avvik meldes skriftlig?
Rutinene skal dokumenteres, og behandlingen må kunne etterprøves. I praksis betyr det at avviket registreres et sted, med hva som ble gjort — ikke at det må være på papir.
Skal kundeklager registreres som avvik?
Klager som avdekker brudd på egne rutiner eller på regelverk, hører hjemme i systemet. Det gir deg dessuten en oversikt over hva som faktisk går galt i leveransene.
Les videre
- Hva må internkontrollsystemet inneholde? — Avvikshåndtering er ett av kravene i internkontrollforskriften.
- Må jeg melde arbeidsulykke? — Alvorlige hendelser har i tillegg en egen meldeplikt til myndighetene.
- Avviksbehandling — hva et avvik er, og hva rutinen må gjøre med det — Rutinen for å melde, lukke og lære av avvik — og hvorfor tom logg er et faresignal.
- Internkontroll som holder ved tilsyn: fra perm til bevis — Tilsynet ber om bevis, ikke om permen. Sporene rutinene legger igjen er det som teller.
- Hva dekker ansvarsforsikringen? — Erstatningsansvar for skade — men ikke å rette opp ditt eget mangelfulle arbeid.
- Når må jeg melde avvik til Datatilsynet? — Innen 72 timer, med mindre risikoen er usannsynlig — og de berørte varsles ved høy risiko.